2.1        يطبق هذا الإجراء للتعامل مع حالات عدم المطابقة أثناء تطبيق النظام الإداري في الجامعة، والتي يتم رصدها أو التبليغ عنها.

3.1        حالة عدم المطابقة: هي حالة عدم تحقيق أحد المتطلبات أو حدوث انحراف عن المتوقع حدوثة لنشاط أو خدمة.

4.1  موظف الجامعة: اكتشاف حالة عدم المطابقة لأي من اجراءات العمل المعتمدة في الجامعة والصادرة من دائرة الجودة الادارية.

4.2  دائرة الجودة الادارية: رصد جميع حالات عدم المطابقة واصدار الإجراءات التصحيحية اللازمة ورفع تقرير سنوي بذلك للجنة المراجعة الإدارية.

4.3  لجنة المراجعة الإدارية: مراجعة سجل حالات عدم المطابقة وأخذه بعين الاعتبار في تقييم كفاءة النظام الإداري في الجامعة.

5.1   يتم رصد حالات عدم المطابقة في الجامعة أو التبيليغ عنها من خلال:

5.1.1  ملاحظات دائرة الجودة الإدارية.

5.1.2   ملاحظات الموظفين.

5.1.3   التدقيق الداخلي.

وذلك باستخدام نموذج الرصد/التبليغ عن حالة غدم مطابقة وتسليمه لدائرة الجودة الإدارية عبر التسلسل الإداي.

5.2   تقوم دائرة الجودة الادارية برصد جميع الحالات الواردة إليه في نموذج سجل حالات عدم المطابقة .

5.3  تقوم دائرة الجودة الادارية بالتعاون مع المسؤول المباشر عن حالة عدم المطابقة بوضع الإجراء التصحيحي المناسب لذلك وتحديد الفترة الزمنية اللازمة للتنفيذ.

5.4  تقوم دائرة الجودة الادارية بمتابعة تنفيذ الإجراء التصحيحي المناسب.

5.5   تقوم دائرة الجودة الادارية بإصدار سجل سنوي بعدد حالات عدم المطابقة والاجراءات التصحيحية اللازمة وتزويدها للجنة المراجعة الادارية ولأخذه بعين الاعتبار في تقييم كفاءة النظام الإداري في الجامعة.

6.1        عدد حالات عدم المطابقة تقترب من الصفر.