يتم تطبيق هذا الإجراء على كافة مصادر المعلومات الواردة الى المكتبة  باستثناء قواعد البيانات

3.1             رئيس قسم التزويد والادخال: توفير قوائم المصادر المعرفية المتوفرة لدى دور النشر والمعارض، حصر احتياجات الكليات من الكتب، المشاركة بشراء المصادر المطبوعة، واستلام الكتب الموردة وإدخالها إلى المكتبة.

3.2             دائرة اللوازم: استلام المبلغ المالي المخصص لشراء الكتب والاتفاق مع الشركات توريد الكتب الى المكتبة.

3.3             وحدة الرقابة: عضو مراقب في لجنة شراء الكتب من المعارض، في حال كانت قيمة الشراء تزيد عن 3 آلاف دولار حسب قانون الشراء العام.

4.1 يقوم رئيس قسم التزويد والادخال بتوفير قوائم المصادر المطبوعة المتوفرة من دور النشر المختلفة والمعارض.

4.2 يقوم رئيس قسم التزويد والادخال في بداية كل فصل دراسي بارسال نموذج طلب كتب ونموذج طلب الاشتراك بدوريات  الى عمادات الكليات الاكاديمية مرفقا بها القوائم الخاصة بالمصادر الورقية على ان يتم تعبئة النموذج خلال اسبوعين. كما يمكن لأعضاء الهيئة التدريسية رفع طلبات كتب جديده أثناء الفصل الدراسي من خلال النموذج.

4.3 يقوم رئيس قسم التزويد والإدخال بتدقيق القوائم الواردة من العمادات للتأكد من عدم توفرها في المكتبة باستخدام برنامج المكتبة الالكتروني وتجميع اللازم توفيره في قائمة واحدة للكتب وأخرى للدوريات  كحد أقصى في شهر آذار، لإدراجها في الموازنة ويستثنى من ذلك احتياجات المشاريع الممولة.

4.4 تتم مناقشة القائمة المدققة مع مدير المكتبة وإدراجها في ميزانية المكتبه ورفعها الى النائب الاكاديمي لاعتمادها.

4.5 يتم تشكيل لجنة مكونة من: رئيس قسم التزويد والادخال, موظف مكتبة مكلف من مدير المكتبة موظف من دائرة اللوازم والمشتريات والعطاءات، وموظف من وحدة الرقابة، للقيام بعملية الشراء للكتب المدرجة ضمن الموازنة ومن خلال الاشتراك في المعارض المتفق عليها، في حال كانت قيمة الشراء تزيد عن 3 آلاف دولار، حسب قانون الشراء العام.

4.6 في حال لم يتم الشراء من خلال المعارض، يقوم رئيس قسم التزويد والادخال بتحويل القوائم إلى النائب الأكاديمي الذي بدوره يشكل لجنة برئاسته لتحديد الكتب المطلوبة ومن ثم تحويلها إلى دائرة اللوازم والمشتريات والعطاءات عبر التسلسل الاداري لشرائها عن طريق استدراج عروض اسعار حسب التعليمات المالية المتبعة.

4.7 يقوم قسم المشتريات بالتنسيق مع رئيس قسم التزويد والادخال بالاتفاق مع شركة توريد لتوريد الكتب التي يتم شرائها الى دائرة المكتبة.

4.8 تقوم لجنة الضبط والاستلام باستلام الكتب بحسب الفواتير الواردة بعد ادخالها في سجلات المكتبة حسب الأصول المتبعة بمشاركة رئيس قسم التزويد والادخال.

4.9 تقوم اللجنة المكلفة بشراء الكتب من المعارض بتدقيق الفواتير الواردة .

4.10         يقوم رئيس قسم التزويد والادخال بختم المقتنيات الورقية بختمي عهدة وبتحويل الكتب الواردة الى قسم الإجراءات الفنية لشحنها من خلال لصق شريحة الكترونية على الغلاف الداخلي للكتاب وتعريفها على جهاز الحاسوب ومن ثم تحويلها إلى قسم الفهرسة والتصنيف.

4.11         بعد الانتهاء من اجراء عملية تجهيز المصادر المطبوعة يقوم رئيس قسم التزويد والادخال بإعداد قائمة بالكتب الواردة الى المكتبة وإرسالها الى مدير المكتبة لتعميمها على العمادات.

4.12         يقوم رئيس قسم التزويد والادخال بتغريم رواد المكتبة المتأخرين في الارجاع ممن أتلفوا كتباً أو أضاعوها بالتنسيق مع قسم الاعارة والإرشاد واتباع تعليمات مدير المكتبة حسب الأصول.

4.13         يتم تطبيق الاجراء من 4.8-4.11 على الدوريات والكتب المهداة ومشاريع التخرج.

5.1 حصر احتياجات الكتب فصلياً في العام الاكاديمي وفي الوقت المحدد.

5.2 عدد مرات الشراء الفردي للكتب ( يساوي صفر).

5.3 جميع مصادر المعرفة الورقية محوسبة ومدخلة ورقياً في سجلات المكتبة وسندات الادخال.