الطلبة الجدد والمنتقلين والمجسرين في الجامعة.

3.1 رئيس القسم الأكاديمي: اقتراح اعداد الطلبة في كل تخصص ورفع توصية لعميد الكلية.

3.2 اللجنة الأكاديمية : مناقشة أعداد الطلبة الذين سيتم قبولهم للعام الأكاديمي وفق احتياجات سوق العمل وامكانيات الجامعة ورفع التوصيات الى مجلس  مجلس الجامعة .

3.3 مجلس الجامعة : مناقشة الأعداد وإقرارها.

3.4 وحدة العلاقات العامة: طرح الإعلان في الوسائل المتاحة.

3.5 عمادة شؤون الطلبة: إعداد فريق ارشاد للطلبة الجدد لإرشادهم بخصوص التخصصات ونقاط بيع الطلبات وآلية تعبئتها والتنسيق لتوفير مختبرات حاسوب للطلبة الجدد مع النائب الأكاديمي لاستخدامها في عملية التسجيل.  

3.6 رئيس قسم القبول: متابعة أعداد الطلبة الجدد المنوي قبولهم في الجامعة في كل تخصص (الدراسات العليا، بكالوريوس (جدد،منتقلين،مجسرين) ودبلوم والتأهيل التربوي) .

3.7 الدائرة المالية: استلام ثمن طلب التسجيل للطالب الجديد وتحديد نقاط بيع الطلبات.

3.8 رئيس قسم التسجيل: استلام ملف الطالب المقبول وإجراء اللازم بخصوصه.

4.1 تحديد اعداد الطلبة المنوي قبولهم

4.1.1       يقوم رؤساء الأقسام برفع توصية لعميد الكلية بالأعداد المقترح قبولها في كل تخصص وذلك في الأسبوع الرابع عشر من الفصل الثاني للقبول في الفصل الاول ، وفي الاسبوع الثامن من الفصل الاول للقبول في الفصل الدراسي الثاني.

4.1.2       يقوم عمداء الكليات برفع توصية رؤساء الأقسام للنائب الأكاديمي .

4.1.3       يدعو النائب الأكاديمي أعضاء اللجنة الأكاديمية لمناقشة الأعداد المقترح قبولها من قبل رؤساء الأقسام في التخصصات المختلفة ، مع الاخذ بعين الاعتبار حاجة السوق وامكانيات الجامعة من حيث التجهيزات والمحاضرين في الاسبوع الرابع عشر من الفصل الثاني للقبول للفصل الاول وفي الاسبوع الثامن من الفصل الأول للقبول في الفصل الثاني.

4.1.4       ترفع اللجنة الأكاديمية توصياتها إلى مجلس الجامعة لاعتمادها في الأسبوع الخامس عشر من الفصل الثاني للقبول في الفصل الاول وفي الأسبوع التاسع من الفصل الأول للقبول في الفصل الثاني.

4.1.5       يتم تعميم كتاب بالاعداد المقرر قبولها على كل من (القبول والتسجيل، الدائرة المالية ، الشؤون الطلابية ،العلاقات العامة والكليات) من قبل مجلس الجامعة وحسب التسلسل الوظيفي.

4.2   ترتيبات استقبال طلبات الالتحاق

4.2.1       يدعو رئيس وحدة القبول والتسجيل كلا من الدائرة المالية وعمادة شؤون الطلبة و وحدة العلاقات العامة لاجتماع لوضع الترتيبات اللازمة لاستقبال طلبات الالتحاق وذلك في الاسبوع السادس عشر من الفصل الثاني للقبول في الفصل الاول والاسبوع العاشر من الفصل الاول للقبول في الفصل الدراسي الثاني لنفس العام الاكاديمي حيث يتم مناقشة :

4.2.2       يرسل رئيس وحدة القبول والتسجيل محضرا بكل البنود التي تم الاتفاق عليها للنائب الأكاديمي لاعتماده.

4.2.3       يتم توزيع المحضر على كل الجهات ذات العلاقة (موظفي التسجيل،موظفي المالية ،موظفي الشؤون الطلابية،العلاقات العامة، مركز الحاسوب)

4.2.4       تقوم كل جهة ذات علاقة بموضوع طلبات الالتحاق بإعداد كل ما هو مطلوب وفحصه  قبل البدء في استقبال الطلبات بعد أسبوعين من الاجتماع.

4.2.5       يدعو رئيس وحدة القبول والتسجيل اعضاء اللجنة لاجتماع للتأكد من استيفاء كافة ما تم الاتفاق عليه للبدء في استقبال الطلبات قبل انتهاء امتحانات الثانوية العامة بأسبوع للقبول في الفصل الأول وفي الاسبوع الثاني عشر من الفصل الأول للقبول في الفصل الثاني، كما يتم الاتفاق على خطة بديلة لحل أي اشكال يمكن أن يحدث، ويشمل ذلك:

·         انقطاع التيار الكهربائي أو الانترنت عن مختبر الحاسوب المخصص.

·         غياب موظف مختبر الحاسوب.

·         غياب الاشخاص الذين يساعدون في ادخال طلبات الالتحاق.

·         غياب الشخص الذي يبيع طلبات الالتحاق.

·         غياب المرشدين الذين يساعدون في توجيه من يشتري الطلبات.

·         نفاذ طلبات الالتحاق من نقطة بيع معينة.

·         رفض النظام المحوسب قبول الطلب.

4.3 طرح الاعلان وبدء استقبال الطلبات

4.3.1       تقوم وحدة العلاقات العامة بطرح إعلان استقبال طلبات الالتحاق على وسائل الإعلام التي تم الاتفاق عليها في اليوم الأخير لامتحانات الثانوية العامة للقبول في الفصل الاول والأسبوع الثالث عشر من الفصل الأول للقبول في الفصل الثاني.

4.3.2       يحوي الإعلان مواعيد استقبال الطلبات ، التخصصات المطروحة ، المعايير الخاصة لتقديم الطلب، ونقاط بيع الطلبات.

4.3.3       يبدأ قسم القبول باستقبال طلبات الالتحاق إلكترونيا من الطلبة الجدد، المنتقلين، المجسرين، الدبلوم ، الدراسات العليا، والتأهيل التربوي بعد يومين من طرح الاعلان.

4.4 فرز الطلبات والإعلان عن الدفعات.

4.4.1       بعد ظهور نتائج الثانوية العامة يقوم قسم القبول بادخال معدلات الطلبة الجدد على طلبات الالتحاق ومراجعتها من CD التي يتم إحضارها من الوزارة .

4.4.2       يقوم رئيس وحدة القبول والتسجيل بمتابعة تحضير الدفعة الأولى بالتنسيق مع النائب الأكاديمي ، حيث يتم تحديد معدل تنافسي لكل تخصص بناء على الطلبات المقدمة لكل تخصص وعلى الخيارات التي يضعها الطالب في طلبه، خلال أربعة ايام  من صدور نتائج الثانوية العامة.

4.4.3       يقوم رئيس وحدة القبول والتسجيل بمتابعة تحضير إعلان قبول الدفعات الخاص بدفعة المقبولين بحيث يحتوي على (رقم الدفعة ، تاريخ الدفعة ،ارقام طلبات الالتحاق للمقبولين،  تاريخ بدء تسديد الرسوم ، وساعات الدوام التي يمكن يتم المراجعة بها، اخر موعد لتسديد الرسوم الدراسية ، مواعيد امتحانات المستوى ، وموعد امتحان قدرات تخصصات الرياضة، الرسوم الدراسية ، الوثائق التي يجب احضارها، المكان الذي سيراجع به الطلبة الذين تم قبولهم) وارساله لوحدة العلاقات العامة لنشره عبر الوسائل الإعلامية المتفق عليها.

4.5     تثبيت تسجيل الطلبة المقبولين

4.5.1       يعطى الطلبة المقبولين (الجدد، المنتقلين، المجسرين، الدبلوم ، الدرسات العليا ، والتأهيل التربوي) مدة 5 ايام من تاريخ اعلان الدفعة لاستكمال اجراءات القبول ، وبعد انتهاء المدة المحددة يعتبر الطالب مستنكفا ويفقد مقعده.

4.5.2       يقوم موظف التسجيل باستلام اوراق الطالب المقبول ومطابقتها مع المعلومات المحفوظة على النظام واستكمال الناقص منها حسب البنود المطلوبة في النظام.

4.5.3       يطبع موظف التسجيل إشعار القبول للطالب المقبول يحوي رقم تسجيل ويسلمه إياه.

4.5.4       يتوجه الطالب للدائرة المالية لادخال المنح والإعفاءات إن وجدت، وطباعة إشعار دفع للطالب.

4.5.5       يدفع الطالب الرسوم المطلوبة بناء على اشعار الدفع الذي تم طباعته بواسطة الدائرة المالية وختمه من البنك واصدار فيشة في المبلغ.

4.5.6       يقوم الطالب بإظهار فيشة الدفع للموظف التابع لعمادة شؤون الطلبة والمسؤول عن التصوير ويتم تصويره واستلام بطاقته الجامعية بنفس الوقت.

4.5.7       يقوم الطالب بتسليم اوراقه لرئيس قسم القبول لحفظها في ملف خاص به، ويقوم رئيس قسم القبول/ موظف القبول بإصدار بطاقة تحمل رقم تسجيل الطالب الجديد وكلمة المرور الخاصة به على البورتال.

4.5.8       للطلبة المنتقلين والمجسرين، تقوم وحدة القبول والتسجيل بإرسال نسخة لرئيس القسم الاكاديمي عن كشف علامات الجامعة ووصف المساقات ونموذج الاحتساب ،مضافا إليها صورة عن كشف الدبلوم للطلبة المجسرين.

4.5.9       يعاد نموذج الاحتساب لوحدة القبول والتسجيل وينفذ قسم التسجيل الاحتساب للطالب.

4.5.10    يقوم موظف التسجيل بوضع اوراق الطالب في ملف رقم 101 وكتابة اسم الطالب ورقم تسجيله وتخصصه على الملف، وكل الاجراءات السابقة تتم للطالب خلال نفس اليوم.

4.5.11  تفصل ملفات المجسرين لوحدها لتسهيل الوصول اليها.

4.5.12  يعد مدير دائرة القبول والتسجيل تقريرا عن أعداد الطلبة المقبولين ومعدلاتهم لكل دفعة.

4.5.13  يقدم رئيس وحدة القبول والتسجيل ملخصا للدفعات المقبولة في نهاية عملية استقبال الطلبة لنائب رئيس الجامعة للشؤون الأكاديمية.

5.1 دقة التخطيط لأعداد الطلبة (عدد الطلبة المقبولين/عدد الطلبة المقرر قبولهم يقارب 100%)

5.2 مطابقة فترة قبول الطلبة للفترة المخططة حسب التقويم الاكاديمي

5.3 درجة الانحراف بين اعداد الطلبة المقبولين والعدد المخطط له ( الحد الادنى)

5.4 درجة الالتزام بمواعييد تنفيذ الاجراء (100%)

5.5 درجة الالتزام بشروط تنفيذ الاجراء (100%)

5.6 نسبة الأخطاء في تنفيذ الإجراء تعادل (صفر)

5.7 دقة التقارير المرفوعة (100%)

5.8 عدد الشكاوى المقدمة من الطلبة ( الحد الادنى)