يطبق هذا الإجراء لتسجيل الطلبة المنتظمين والجدد والمنتقلين والمجسرين فصليًا.

1. النائب الأكاديمي: الإيعاز للعمداء للبدء في عملية تحضير المساقات الجديدة تمهيداً لطرحها بناء على التقويم الأكاديمي، واعتماد البرامج الفصلية للكليات قبل إصدارها لوحدة القبول والتسجيل.
2. عمداء الكليات: اعتماد البرامج الدراسية الفصلية المقدمة من رؤساء الأقسام التابعين لهم.
3. رئيس القسم الأكاديمي: تحديد جدول المساقات للفصل الأكاديمي بناء على الخطة الاسترشادية، إعداد إحصائيات الأعداد المتوقعة لتسجيل الطلبة.
4. مدير دائرة القبول والتسجيل: متابعة تطبيق إجراء التسجيل ، تزويد الكليات ببرامج فصلية سابقة وإحصائيات عدد الطلاب المسجلين فيها، ومعالجة المشاكل التي قد تحصل أثناء ادخال المساقات، وتحضير البرامج الخاصة بالطلبة الجدد، تحضير إعلان الارشاد و الدفع والتسجيل.
5. رئيس قسم التسجيل: متابعة ادخال البرامج الفصلية المقدمة من الكليات مع المسجلين، ومتابعة تثبيت تسجيل الطلبة الجدد والمنتقلين والمجسرين في الجامعة.
6. مسجل الكلية: إدخال البرامج الدراسية الفصلية وتسجيل الملاحظات وتعديلها بالتنسيق مع الكليات ورئيس قسم التسجيل.
7. الدائرة المالية: ترصيد المبالغ المالية المدفوعة من قبل الطلبة، وترصيد الإعفاءات والمنح والقروض.
8. رئيس وحدة القبول والتسجيل: متابعة إتمام عملية تسجيل الطلبة واستلام برامجهم حسب التقويم الأكاديمي، وفتح فترة التسجيل عبر البورتال.
9. عميد شؤون الطلبة: تزويد الدائرة المالية بقوائم الاعفاءات والقروض والمنح والمشاركة في إعداد تقويم التسجيل الفصلي.

1. طرح المساقات 
   1. يقوم عميد الكلية بناء على إيعاز من نائب رئيس الجامعة للشؤون الأكاديمية بتبليغ رؤساء الأقسام للبدء في تحضير المساقات والشعب التي سيتم طرحها في الفصل الدراسي التالي، مع الأخذ بعين الاعتبار أعداد الطلبة لكل السنوات (حسب الدفعة) والخطط الاسترشادية لكل تخصص، الطلبة الذين رسبوا في مساقات ،الخريجين، والبرامج السابقة وذلك على النحو التالي:

1.1.1 الفصل الاول بداية الاسبوع السابع من الفصل الثاني.

1.1.2 الفصل الثاني بداية الاسبوع السابع من الفصل الأول.

1.1.3 الفصل الصيفي بداية الأسبوع الرابع من الفصل الثاني.

1.2 يقوم عميد الكلية بعقد اجتماع لأقسام الكلية لمناقشة المساقات والشعب مع الأقسام وحصر المساقات وعدد الشعب التي تحتاجها الأقسام من كليات أخرى وذلك خلال الأسبوع الذي تم الاعلام به حسب البند 4.1.1 وذلك على نموذج طلب مساقات من كلية أخرى ولمدة أسبوع واحد فقط.

1.3 يقوم كل عميد بارسال المساقات وعدد الشعب المطلوبة الى الكلية المسؤولة عن طرح هذه المساقات المشتركة.

1.4 يقوم عميد الكلية المسؤول عن طرح المساقات المشتركة بتحديد أرقام الشعب ومواعيدها ومحاضرها على نفس النموذج وتوقيعه وإرساله الى الكلية المعنية.

1.5 يقوم رئيس القسم الأكاديمي بإعداد البرنامج الفصلي بناء على مواعيد الشعب التي حصل عليها حسب البند السابق وتعبئة نموذج المساقات المطروحة اعتمادا على أعداد الطلبة المتوقع تسجيلهم بناء على كشوف الطلبة المسجلين والجداول الخاصة بالفصل السابق المقدمة من وحدة القبول والتسجيل.

1.6 يقوم عميد الكلية بعقد اجتماع نهائي لرؤساء الأقسام لمناقشة النسخة النهائية من البرنامج وإجراء أي تعديلات عليه والتوقيع عليه وتسلميه للنائب الأكاديمي وذلك على النحو التالي:

1.6.1 الفصل الاول في نهاية الأسبوع التاسع من الفصل الثاني.

1.6.2 الفصل الثاني نهاية الأسبوع التاسع من الفصل الأول.

1.6.3 الفصل الصيفي نهاية الأسبوع الخامس من الفصل الثاني.

1.7 يقوم النائب الاكاديمي بتسليم برامج الكليات لوحدة القبول والتسجيل على نموذج المساقات المطروحة في المواعيد التالية:

1.7.1 الفصل الاول في بداية الاسبوع العاشر من الفصل الثاني.

1.7.2 للفصل الثاني في بداية الاسبوع العاشر من الفصل الأول.

1.7.3 الفصل الصيفي في بداية الاسبوع السادس من الفصل الثاني.

1.8 يقوم رئيس وحدة القبول والتسجيل بتسليم جداول المساقات المطروحة لمسجلي الكليات عبر التسلسل الوظيفي لإدخالها على برنامج التسجيل، و كتابة الملاحظات على البرنامج وإعادته مع الملاحظات للكلية ويتم الاحتفاظ بصورة عنه لتصويب الأخطاء التي يمكن ان تظهر اثناء عملية الإدخال.(تضارب قاعة ، تضارب مدرس ، عدم توفر قاعة، ...الخ)  وذلك حسب المواعيد التالية :

1.8.1 الفصل الاول نهاية الأسبوع العاشر من الفصل الثاني.

1.8.2 الفصل الثاني نهاية الأسبوع العاشر من الفصل الأول.

1.8.3 الفصل الصيفي بداية الاسبوع السابع من الفصل الثاني.

1.9 بعد تعديل الملاحظات على برنامج التسجيل يتم إظهار الجدول الدراسي للطلبة للتعرف على المساقات المطروحة مباشرة. ( يتم نشر الجدول للفصل الأول في بداية الاسبوع الرابع من الفصل الصيفي)

1.10 أي تعديل على جدول الفصل الدراسي يتم من خلال رؤساء الأقسام الاكاديميين بعد انتهاء الفترات السابقة.

2  إعلانات التسجيل

2.1 بالتوازي مع عملية إدخال البرامج يقوم رئيس وحدة القبول والتسجيل بعقد اجتماع مع الشؤون الطلابية والدائرة المالية ومركز الحاسوب لتحديد التقويم الخاص بعملية التسجيل.(تسجيل الدفعات)

2.2 يقوم مدير القبول والتسجيل بتجهيز اعلان بمواعيد الإرشاد و الدفع والتسجيل ويتم نشر الاعلان على اللوحات في الجامعة وعلى صفحة الجامعة وعلى بورتال الطالب بالتنسيق مع وحدة العلاقات العامة وذلك كما يلي:

2.2.1 للفصل الاول بداية الأسبوع الرابع من الفصل الصيفي.

2.2.2 للفصل الثاني بداية الحادي عشر من الفصل الأول.

2.2.3 للفصل الصيفي بداية الأسبوع التاسع من الفصل الثاني.

3 الإرشاد الاكاديمي

3.1 تبدأ عملية الإرشاد الأكاديمي لكل فصل حسب التالي:

3.1.1 للفصل الأول من بداية الأسبوع الخامس من الفصل الصيفي.

3.1.2 للفصل الثاني من بداية الأسبوع الحادي عشر من الفصل الأول.

3.1.3 للفصل الصيفي من بداية الأسبوع العاشر من الفصل الثاني.

3.2 يقوم عمداء الكليات بمراسلة المرشدين لبدء عملية الإرشاد الأكاديمي.

3.4 يقوم المرشدون بسحب قوائم الطلبة اللازم إرشادهم واستدعائهم ومقابلتهم وإرشادهم من حيث عدد الساعات والمساقات المطلوبة، وذلك خلال فترة الإرشاد الأكاديمي المعلن عنها.

3.5 يقوم المرشدون بتسجيل ملاحظاتهم على شاشات الإرشاد الأكاديمي لكل طالب.

3.6 تظهر ملاحظات المرشد الاكاديمي لرئيس القسم الأكاديمي من خلال البورتال لمتابعة عملية الارشاد.

3.7 يستمر الإرشاد الاكاديمي حتى نهاية الفصل الدراسي.

4  دفع الرسوم الدراسية

4.1 تقوم عمادة شؤون الطلبة بتزويد الدائرة المالية بقوائم خاصة باسماء الطلبة المستحقين للمنح والقروض والإعفاءات قبل اسبوعين من الإعلان عن مواعيد الدفع.

4.2 تقوم الدائرة المالية بإدخال أسماء الطلبة المتوقع حصولهم على القروض والمنح والإعفاءات على برنامج التسجيل قبل أسبوع من إعلان الدفع.

4.3 بعد إعلان نتائج الفصل النهائية وخلال ثلاثة أيام يتم احتساب نسب الاعفاءات الكترونيا.

4.4 يقوم الطالب باحتساب القسط وإخراج نموذج احتساب القسط من البورتال الخاص به، يظهر فيه عدد الساعات التي سيسجلها الطالب ويقوم بدفع الرسوم المطلوبة حسب المواعيد المذكورة في الإعلان.

4.5 يقوم الطالب المتقدم لقروض او الذي يتوقع الحصول على إعفاء باحتساب قسطه بعد إعلان النتائج بحيث يظهر نموذج احتساب القسط نسب الإعفاءات الخاصة به ويكون موضحا فيه الساعات المعادة والساعات من خارج الخطة التي لا يوجد عليها إعفاءات.

4.6 لا تتجاوز مواعيد الدفع الفترات التالية:

4.6.1 للفصل الأول يبدأ الدفع بالأسبوع الخامس من الفصل الصيفي وينتهي حتى نهاية السحب والإضافة للفصل الأول.

4.6.2 للفصل الثاني يبدأ الدفع بالأسبوع الحادي عشر من الفصل الاول حتى نهاية السحب والإضافة للفصل الثاني.

4.6.3 للفصل الصيفي يبدأ الدفع بداية الاسبوع العاشر من الفصل الثاني حتى نهاية السحب والإضافة للفصل الصيفي.

5  آلية تسجيل المساقات 

5.1 التسجيل للطلبة القدامى

5.1.1 يبدأ التسجيل في الفترات التالية:

5.1.1.1 للفصل الأول في بداية الأسبوع السادس من الفصل الصيفي حتى بعد إعلان العلامات النهائية للفصل الصيفي بأسبوع.

5.1.1.2 للفصل الثاني في بداية الأسبوع الثاني عشر من الفصل الأول حتى بعد إعلان العلامات النهائية للفصل الأول بأسبوع.

5.1.1.3 للفصل الصيفي في بداية الأسبوع الحادي عشر من الفصل الثاني وحتى بعد إعلان نتائج الفصل الثاني بأسبوع.

5.1.2 يقوم الطلبة بعملية التسجيل من خلال البورتال الخاص بهم.

5.2 آلية التسجيل للطلبة المنتقلين والمجسرين 

5.2.1 بناء على المساقات التي تم احتسابها للطالب حسب إجراء القبول يقوم رئيس القسم ذو العلاقة بارسال المساقات عل نموذج احتساب المساقات مرفقا به نموذج المساقات التي سيسجيلها الطالب على نموذج خاص تسجيل المساقات خاص لوحدة القبول والتسجيل لتثبيتها على النظام.

5.2.2 يتم الاحتفاظ بأوراق الاحتساب وكشف علامات الطالب ونموذج التسجيل في ملف الطالب الورقي.

5.2.3 يتم تسجيل المساقات حسب البنود الواردة في الفقرة 4.3.1

6   التسجيل للطلبة الجدد 

6.1 يكون تسليم جداول الطلبة الجدد قبل بدء دوام الفصل بأسبوع. (أسبوع السحب والإضافة)

6.2 يتم حجز شعب خاصة بالطلبة الجدد بناء على الأعداد التي يتم قبولها ولا يسمح للطلبة القدامى بالتسجيل فيها بناء نموذج المساقات المطروحة.

6.3  يتم ادخال نتائج امتحانات المستوى للطلبة الجدد لاحتسابها ضمن الساعات المسجلة للطلبة.

6.4 تفريغ شعب الطلبة الجدد على نموذج تسجيل الطلبة الجدد.

6.5 يقوم مسجل الكلية بإدخال بنود النموذج على نظام التسجيل وتوزيع الطلبة عليه.

اعداد تقرير كامل عن أعداد الطلبة المسجلين في كل شعبة (مساق).

1. نسبة أعداد الطلبة المسجلين الى عدد الطلبة الكلي في الوقت المحدد للتسجيل.
2. عدد الأخطاء في عملية التسجيل
3. عدد الشكاوى المقدمة من الطلبة
4. نسبة الانحراف عن مواعيد التسجيل المقرة في التقويم الاكايمي
5. نسبة الاخطاء في التقارير المرفوعة