يطبق هذا الإجراء على كافة تخصصات الجامعة وما يتلاءم معها ويخدمها عبر اتاحتها على الموقع الإلكتروني الخاص بالمكتبة.

1. النائب الأكاديمي: الموافقة على طلب الاشتراك او تجديد الاشتراك بقواعد البيانات الإلكترونية.
2. مدير  المكتبة: توقيع الاتفاقية مع الشركات المزودة والمتخصصة بقواعد البيانات الالكترونية.
3. الدائرة المالية: دفع الفواتير الخاصة للشركات المزودة لقواعد البيانات الإلكترونية .

1. يقوم رئيس قسم المكتبة الالكترونية بتعميم نموذج  طلب اشتراك في قواعد البيانات الإلكترونية على العمادات الاكاديمية عبر التسلسل الوظيفي مع بداية كل فصل دراسي على ان يتم تعبئتها واعادتها الى النائب الاكاديمي.
2. بعد استلام الطلبات المقدمة من العمادات الأكاديمية  يقوم رئيس قسم المكتبة الالكترونية بدراسة وتبويب الطلبات المقدمة ومراسلة الجهات المزودة لقواعد البيانات الالكترونية للحصول على عروض الأسعار كما يتم مراسلة الجهات الطالبة بقواعد البيانات البديلة المتوفرة في المكتبة وذلك من خلال مدير المكتبة.
3. يقوم رئيس قسم المكتبة الإلكترونية بتجميع قواعد البيانات مع تفاصيلها على نموذج قائمة قواعد البيانات الإلكترونية المطلوبة، ورفع القائمة ومناقشتها مع مدير المكتبة لإدراجها في موازنة المكتبة في شهر آذار.
4. يقوم مدير المكتبة بوضع رصيد افتراضي إضافي للعروض المقدمة في البندين 4.2،4.3  في موازنة المكتبة.
5. يستلم رئيس قسم المكتبة الإلكترونية عروض الاشتراك /تجديد الاشتراك بقواعد البيانات الإلكترونية من قبل الشركات المتخصصة في هذا المجالات المطلوبة.
6. يستلم رئيس قسم المكتبة الإلكترونية عروض الاشتراك /تجديد الاشتراك بقواعد البيانات الإلكترونية من قبل التجمع الفلسطيني للمكتبات (PALICO).
7. عند استلام العروض المقدمة من الشركات المختصة بقواعد البيانات يقوم رئيس قسم المكتبة الإلكترونية بدراسة العروض ورفع تقرير بها الى مدير المكتبة متضمنا توصيات بالاشتراك او عدمه وفي حال تمت الموافقة، يحول مدير المكتبة العروض للنائب الاكاديمي لعرضها على الكليات المختصة للإفادة.
8. بعد استلام توصيات الكليات، يقوم مدير المكتبة برفع كتاب طلب موافقة على التعاقد للنائب الإداري عبر التسلسل الوظيفي عند حلول موعد الاتفاق مع الشركات المزودة، وفي حال الموافقة يحول النائب الإداري الطلب للمستشار القانوني لإعداد الاتفاقية.
9. بعد توقيع الاتفاقية تقوم الشركة بإعلام رئيس قسم المكتبة الإلكترونية بتفعيل الاشتراك بالقاعدة ويتم اتاحتها عبر الموقع الإلكتروني الخاص بالمكتبة، وتعميمها على أعضاء الهيئة التدريسية عبر نظام المراسلات HRM والمواقع الإلكترونية الرسمية للجامعة.
10. يقوم رئيس قسم المكتبة الالكترونية بتزويد الدائرة المالية بالفواتير للصرف للشركات المزودة.
11. يقوم رئيس قسم المكتبة الالكترونية بتزويد مدير المكتبة بتقارير سنوية عن استخدام قواعد البيانات.
12. يقوم رئيس قسم المكتبة الالكترونية بتنظيم ورشات عمل توعوية لكل من الطلبة والأكاديميين بشكل دوري.

 تغطية المواضيع المطلوبة في قواعد البيانات المستخدمة.