يطبق هذا الإجراء من قبل المراسلين والأذنة في قسم الخدمات والصيانة لمختلف مواقع االفروع  لتقديم أعمال الضيافة والخدمات المساندة والإشراف على أعمال النظافة.

1. المراسلون والأذنة: القيام باعمال خدمات النظافة والضيافة والاعمال المساندة وما يطلب منهم بالخصوص من المسؤول المباشر.
2. رئيس قسم الخدمات والصيانة : اعداد الخطة التنفيذية للاعمال المطلوبة من الأذنة والمراسلين وتوزيعها على  العاملين والاشراف على تنفيد الخطة ورفع الملاحظات الأسبوعية.
3. مساعد مدير الفرع للشؤون الإدارية والمالية: اعتماد الخطط التنفيذية للاعمال المتعلقة بهذا الاجراء .

1. اعمال النظافة 
   1. يقوم رئيس قسم الخدمات باعداد الخطة التنفيذية لأعمال النظافة فصلياً  باستخدام نموذج خطة تنفيذية لاعمال النظافة تتضمن هذه الخطة جدولة لكل مبنى مقسما الى الأماكن والاجزاء من المبنى مثل ( حمامات، مكاتب، ممرات، ساحات خارجية . الخ...) كما يتضمن عدد مرات تكرار التنظيف المطلوب حسب كل جزء وترفع إلى مساعد مدير الفرع للشؤون الإدارية والمالية للاعتماد.
   2. يقوم رئيس قسم الخدمات بتوزيع المراسلين والاذنة على مباني الجامعة وتخصيص اعمال كل منهم على نفس نموذج الخطة التنفيذية لاعمال النظافة السابق.
   3. يقوم رئيس قسم الخدمات والصيانة بالتفقد الأسبوعي للأعمال الموكلة للمراسلين والأذنة باستخدام نموذج التفقد الاسبوعي للنظافة لكل جزء من المباني كما تم تحديده في الخطة التنفيذية ومراقبة التنفيذ حيث تتم المراقبة على التنفيذ وفق عدد مرات تكرار التنظيف المبينة مسبقا في النقطة السابقة ويرفع هذه التقارير بشكل اسبوعي الى مساعد مدير الفرع للشؤون المالية والإدارية.

2. اعمال الضيافة 

1. يقوم رئيس قسم الخدمات والصيانة بتوزيع مراسلي الجامعة على مواقع الفرع حيث يوثق ذلك التوزيع وفق نموذج توزيع المراسلين. حيث تكون مسؤولياتهم تقديم الضيافة للموظفين حسب النظام المتفق عليه مع ادارة الفرع والذي يتم تعميمه من مساعد مدير الفرع للشؤون المالية والإدارية حسب ما يرتأيه مناسبا.
2. تقوم جهة الاختصاص بطلب تقديم خدمات الضيافة من رئيس قسم الخدمات والصيانة في حال وجود اجتماعات للفرع بشكل منفصل عن اعمال الضيافة اليومية للموظفين.

3. الاعمال المساندة 

1. تقوم الأقسام المعنية بإرسال مراسلة رسمية عبر نظام المراسلات الداخلي ( HRM) إلى رئيس قسم الخدمات عبر التسلسل الإداري بتعبئة نموذج طلب توفير خدمات لفعالية وتحديد الإحتياجات اللازمة عند موعد إقتراب الفعالية.
2. يقوم رئيس قسم الخدمات العامة بتوجيه نموذج كتاب تكليف بمهمة الى الاذنة والمراسلين قبل المهمة مبينا فيها تفاصيل الاعمال المطلوبة منهم للتجهيز للمهمة.
3.  

1. تنفيذ الخطة
2. عدد الشكاوى المقدمة على الخدمات العامة المقدمة  ( الحد الأدنى)
3. عدد المخالفات المحررة ( الحد الادنى).