يتم تطبيق هذا الإجراء في قسم الشؤون الإدارية / دائرة الموارد البشرية لتعيين جميع الفئات التالية:
2.1       رئيس الجامعة
2.2       نواب رئيس الجامعة والعمداء
2.3       جميع موظفي الدوائر والأقسام الإدارية والأكاديمية والوحدات والمراكز في الجامعة وفروعها.
 

3.1       الموارد البشرية- قسم الشؤون الإدارية: تطبيق بنود الإجراء.
3.2       رئيس الجامعة: المصادقة على محاضر التعيينات لجميع الوظائف الإدارية والأكاديمية.
3.3       نواب الرئيس: إقرار الحاجات النهائية للعمادات والدوائر والأقسام من التعيينات.
3.4       مجلس أمناء الجامعة : التنسيب لوزير التعليم العالي والبحث العلمي بتعيينات العاملين في الجامعة بناءً على توصية رئيس الجامعة.
 

4.1       تحديد الحاجات (للتعيين، للتكليف، للعمل الإضافي)
 4.1.1     تقوم دائرة الموارد البشرية بتعميم  جدول التشكيلات (احتياجات توظيفية، وتعديل وضع وظيفي) قبل نهاية شهر تشرين اول من كل عام، لحاجات الكليات والدوائر الإدارية من الموظفين الإداريين والأكاديمين
4.1.2     يقوم العمداء ومدراء الوحدات والدوائر الإدارية في الجامعة وفروعها بتعبئة جدول التشكيلات المعمم من قبل دائرة الموارد الموارد البشرية، لطلب الاحتياجات من الموظفين الأكاديميين والإداريين .
4.1.3       تقوم دائرة الموارد البشرية بتجميع  الاحتياجات (جدول التشكيلات) بالتنسيق مع نائبي رئيس الجامعة للشؤون الأكاديمية والإدارية ورفع الدراسة لرئيس الجامعة للموافقة.
  4.1.4     بعد موافقة رئيس الجامعة على دارسة جدول التشكيلات تقوم دائرة الموارد البشرية برفعها إلى وزارة التعليم العالي والبحث العلمي.
  4.2      تعيين المصنفين ( موظف إداري+ موظف أكاديمي)
 4.2.1     بعد استلام موافقة الوزارة والديوان وتحديد الشواغر الإدارية و الأكاديمية المتاحة حسب جدول التشكيلات المعد مسبقاً والمعتمد من قبل مجلس الوزراء ، يتم البدء بالتنسيق مع الوزارة والديوان للبدء في الإعلان عن الشواغر كل حسب الاختصاص.
4.2.2     تقوم وزارة التعليم العالي بمخاطبة الديوان للإعلان عن الشواغر الإدارية والأكايمية سواء كان موحد أو مخصص (خاص بالجامعة فقط).
4.2.3     للتقدم إلى الوظائف المعلنة الإدارية والأكاديمية يقوم الراغبون بتعبئة نموذج طلب توظيف الموجود على موقع ديوان الموظفين العام.
4.2.4     يستقبل الديوان كافة الطلبات ويتم تشكيل لجان للفرز والمقابله من قبل الديوان بحيث يتم ترشيح مشاركين من قبل الجامعة سواء من المقر الرئيسي او الفروع حسب طبيعة الشاغر.
4.2.5     يقوم أعضاء لجنة الفرز والمقابله بتحديد معايير المنافسة حسب طبيعة الشاغر .
4.2.6     يقوم الديوان بالتواصل مع المتقدمين المختارين للمقابلة أو الامتحان أو كليهما معا مع تبليغهم بمكان الانعقاد على الأقل قبل أسبوعين من موعد المقابلة أو الامتحان.
4.2.7     بعد انتهاء المقابلات يتم رصد علامات المتقدمين وتوقيع اللجنة على محضر المقابلات بحيت يأخد مندوب الديوان الأصل وتأخذ الجامعة نسخة منه.
4.2.8     تقوم دائرة الموارد البشرية برفع كتاب إلى رئيس الجامعة بنتائج المقابلات للموافقة والذي بدوره يرفع توصية إلى مجلس الأمناء للمصادقة على التعيين.
4.2.9     بعد مصادقة مجلس الأمناء على التعيين تقوم دائرة الموارد البشرية/قسم شؤون الموظفين في الفروع بتبليغ الموظف المختار بالوظيفة.
4.2.10  يقوم مدير دائرة الموارد البشرية برفع مسوغات التعيين (ملف المرشح للتعيين باستنثاء مباشرة العمل) على حساب خاص له على موقع الديوان.
4.2.11  يقوم ديوان الموظفين العام برفع كتاب تنسيب التعيين إلى وزارة التعليم العالي للموافقة.
4.2.12  تقوم الوزارة بالموافقة على كتاب التنسيب وإصدار كتاب تسليم عمل، وترسله إلى دائرة الموارد البشرية في المقر الرئيسي وهي بدورها ترسله إلى الفروع في حال كان الموظف لشاغر في الفروع.
4.2.13  يخضع الموظفون المعينون ادارياً واكاديمياً لفترة تجربة لمدة عام بحد أقصى من استلام كتاب التعيين.
4.2.14  تقوم دائرة الموارد البشرية/ قسم شؤون الموظفين في الفروع بفتح التقييمات السنوية، ويقوم المسؤول المباشر بتقييم الموظف قبل نهاية الفترة التجريبية بشهرين على نموذج التقييم.
  4.2.15  يقوم مدير دائرة الموارد البشرية برفع توصيه إلى رئيس الجامعة بتثبيت الموظف إذا كان تقييمه من المسؤول المباشر أعلى من 47% وتسليمه كتاب التثبيت.
4.2.16  يقوم مدير دائرة الموارد البشرية برفع توصية فصله من الخدمة إذا كان تقييمه أقل من 47% إلى رئيس الجامعة حسب التسلسل الاداري.
4.2.17  في حال اتخاذ قرار بفصل الموظف يقوم رئيس الجامعة برفع توصية  إلى وزير التعليم العالي والبحث العلمي لإنهاء خدمات الموظف.
4.2.18  بعد مصادقة وزير التعليم العالي والبحث العلمي على قرار انهاء الخدمات يتم تبليغ ديوان الموظفين العام والجامعة به
4.2.19  تقوم دائرة الموارد البشرية بتبليغ الموظف بقرار أنهاء خدماته قبل شهر من نهاية التجربة .
 
 4.3      التشكيلات الادارية ( التسكين ، التكليف )
 4.3.1    التسكين
4.3.1.1   تلجأ الجامعة إلى التسكين لشغل الوظائف الإشرافية بناء على ظروف العمل (ترك موظف العمل في موقع إشرافي، وفاة،...) و يكون التسكين للوظائف الإشرافية مخططا حسب جدول التشكيلات المعتمد من قبل ديوان الموظفين العام سنويا.
4.3.1.2   تقوم دائرة الموارد البشرية برفع كتاب لرئيس الجامعة لتسكين منصب المدير فأعلى وبعد موافقة رئيس الجامعة، يتم إرساله إلى وزارة التعليم العالي للموافقة عليه وارسالة الى الديوان للإعلان عنه داخل الجامعة أو خارجها وتتم حسب الآلية المتبعة في تعيين المثبتين والمصنفين في البنود 4.2.3-4.2.19.
4.3.1.3   أما في حالة التسكين لرئيس قسم تعلن دائرة الموارد البشرية في المركز الرئيسي وعبر قسم شؤون الموظفين في الفروع عن الشواغر داخليا وتستقبل الطلبات  ورقية من المتقدمين.
§      يتم تحديد لجان الفرز والمقابلات من قبل إدارة الجامعة كما يتم فرز الطلبات وتحديد معايير المقابلة من قبل هذه اللجان.
§      تعد دائرة الموارد البشرية محضر المقابلات بالتعاون من قسم شؤون الموظفين في الفروع و يوقع من رئيس الجامعة أو من ينوب عنه في التوقيع على المحاضر.
§      تعد دائرة الموارد البشرية كتابا الى وزارة التعليم العالي بقرار لجنة المقابلات بنقل الموظف المختار من موقعه إلى الشاغر للموافقة.
§      بعد استلام موافقة الوزارة ، تخاطب الوزارة ديوان الموظفين العام للموافقة والتنفيذ.
§      يعلم الديوان وزارة المالية للصرف للمنصب الجديد.
§      تعلم دائرة الموارد البشرية في المقر الرئيسي/ قسم شؤون الموظفين في الفروع الموظف لمباشرة العمل.
  4.3.1.4   في حال عدم توفر الكفاءة المناسبة من داخل  فروع الجامعة او الوزارة يخضع الشاغر للتعيين وفقاً لإعلان خارج الجامعة مع مراعاة حضور مندوب عن ديوان الموظفين العام لجميع الوظائف .
4.3.2    التكليف
4.3.2.1   يتم تكليف رئيس الجامعة من خلال مرسوم رئاسي من قبل رئيس دولة فلسطين.
4.3.2.2   يتم تكليف النواب والعمداء والمساعدين من قبل رئيس الجامعة ويرفع توصية لمجلس الأمناء للموافقة.
4.3.2.3   يتم تكليف رؤساء الأقسام الأكاديمية بالتنسيب من العمداء ومدراء الفروع المكلفين من قبل رئيس الجامعة.
4.3.2.4   تقوم إدارة الجامعة بشغل المواقع الاشرافية من خلال التكليف في حال عدم توفر اعتمادات مالية للتسكين أو إذا كان الموقع الاشرافي يشغل بالتكليف حسب بطاقة الوصف الوظيفي بتكليف من قبل رئيس الجامعة.
 4.4      التعليم الإضافي
 بناءً على حاجة الجامعة يتم الاستعانة بمحاضري العمل الإضافي ضمن الحالات التالية:4.4.1     التعليم الإضافي لموظف أكاديمي من داخل الجامعة (إضافي داخلي):
4.4.1.1   يقوم رئيس القسم فصليا برفع برنامج إدارة الجدول الدراسي بعد اعتماد العميد المختص إلى نائب رئيس الجامعة للشؤون الأكاديمية.
4.4.1.2   يقوم نائب رئيس الجامعة للشؤون الأكاديمية بإرسال برنامج إدارة الجدول الدراسي إلى  مدير دائرة الموارد البشرية لتدقيقه قبل اعتماده.
4.4.1.3   يقوم الموظف بالتعليم الإضافي حسب الاتفاق حسب نظام الحزمة.
4.4.1.4   تقوم دائرة الموارد البشرية بتدقيق العبء الأكاديمي بالاعتماد على نموذج الأعباء الإضافية التجميعية (نظام الحزمة) وارساله إلى العمداء والنائب الأكاديمي للمصادقة عليه في الجامعة وفروعها.
4.4.1.5   تقوم دائرة الموارد البشرية بإصدار كشف بأسماء جميع العاملين على التعليم الاضافي وإرساله إلى الوزارة ليتم صرف مستحقات الإضافي.
4.4.1.6   لا تزيد ساعات الإضافي للموظف الأكاديمي الداخلي عن ست ساعات معتمدة فصليا
4.4.1.7   في حال منح موظف إداري مكلف بعمل أكاديمي أو بحثي ساعات إضافية يتم ذلك بموافقة المسؤول المباشر للعمل الإداري.
4.4.2     التعليم الإضافي الخارجي
4.4.2.1   تقوم دائرة الموارد البشرية بحصر احتياجات الكليات من المحاضرين غير المتفرغين بشكل فصلي، في الجامعة وفروعها.
4.4.2.2   تقوم دائرة الموارد البشرية بعد حصر الاحتياجات بنشر إعلان للراغبين في العمل على نظام العمل الجزئي على موقع الجامعة، ويتم تقديم الطلبات من خلال نظام التوظيف.
  4.4.2.3   بعد حصر الطلبات يتم فرز الأسماء ذات العلاقة من قبل اللجنة المختصة (مجلس القسم) في الجامعة وإصدار كتاب الترشيح من اللجنة إلى العميد المختص للموافقة ومن ثم إلى النائب الأكاديمي للتوقيع، وتحفظ النسخة الأصليه منه لدى دائرة الموارد البشرية، كما يتم الترشيح من خلال مقابله حسب طبيعة الوظيفة.
4.4.2.4   أما في الفروع فيتم فرز الأسماء ذات العلاقة من قبل اللجنة المختصة في الفرع وإصدار كتاب الترشيح من اللجنة إلى مساعد مدير الفرع للشؤون الأكاديمية ومن ثم إلى مدير الفرع للتوقيع، وتحفظ نسخه منه لدى قسم شؤون الموظفين في الفروع، كما يتم الترشيح من خلال مقابله حسب طبيعة الوظيفة.
4.4.2.5   تقوم دائرة الموارد البشرية/قسم شؤون الموظفين في الفروع بتبليغ الموظف المختار ويتم فتح ملف له يحوي صورة عن هويته و كتاب تحويل راتب و نسخ عن شهاداته العلمية.
4.4.2.6   يقوم الموظف بمباشرة العمل حسب نظام العمل الإضافي المعتمد ( نظام الحزمة) ويتم متابعته من قبل رئيس القسم الأكاديمي وتدقيقه من قبل دائرة الموارد البشرية.
4.4.2.7   تقوم دائرة الموارد البشرية بإصدار كشف بأسماء جميع العاملين على التعليم الاضافي وإرساله إلى الوزارة ليتم صرف مستحقاتهم المالية.
4.4.2.8   لا تزيد ساعات التعليم الإضافي للموظف الأكاديمي الخارجي عن 8 ساعات معتمدة فصلياً.
4.4.3     يمكن تعيين الموظفين للعمل الإضافي الخارجي أكثر من مرة خلال العام الأكاديمي.
4.4.4     عند  الحاجة إلى فتح شعب طارئة في التسجيل لمساق معين يزكي العميد المختص الموظف الأكاديمي  حسب حمله الأكاديمي على أن تكون الأولوية حسب الكفاءة وفي حال تزكية أكاديمي مكلف بعمل إداري أو بحثي يتم ذلك بموافقة المسؤول المباشر إداريا.
  4.5    تعيين موظف زائر
4.5.1   تستقبل الجامعة موظفين أكاديميين ذوي خبرات و مؤهلات علمية مطلوبة بغية الاستعانة بهم في العمل الأكاديمي في حال لم تتمكن الجامعة تعيين المؤهل المطلوب  أو لأغراض الجامعة الاخرى
4.5.2  يقدم الموظف الأكاديمي من جامعة أخرى طلبا للعمل لمدة عام في الجامعة مع إرفاق مؤهلاته وشهاداته العلمية
4.5.3 تحول الموارد البشرية الطلب إلى النائب الأكاديمي لدراسته
4.5.4 في حال عدم الحاجة للطلب المقدم يتم الاعتذار من الشخص المتقدم
4.5.5 إذا كان رد النائب الأكاديمي إيجابيا ترفع توصية لمجلس أمناء الجامعة، وبعد مصادقة مجلس الأمناء تقوم دائرة الموارد البشرية بإعلام الموظف بكتاب من الجامعة مع بيان فترة العمل الموافق عليها .
4.5.6 يتم توقيع عقد يقوم بصياغته المستشار القانوني بين الموظف والنائب الأكاديمي يبين مهامه المطلوبة منه وحقوقه وفترة العمل
4.5.7 ترسل نسخة من العقد للدائرة المالية في الجامعة للصرف
 

5.1      نسبة المراكز الإدارية والاكاديمية الممنوحة من وزارة التعليم العالي مقارنة بالاحتياجات
5.2       عدد التعيينات بالنسبة للشواغر المعلن عنها
5.3       نسبة التقييم بعد انتهاء فترة التجربة
5.4      نسبة الملتزمين من الموظفين من إجمالي عدد الموظفين
5.5       عدد المعاملات العالقة يقترب من الصفر
5.6       عدد الموظفين غير المتفرغين
5.7       عدد ساعات العمل الإضافي الداخلي للموظف الأكاديمي الواحد لا تزيد عن 6 ساعات.