يتم تطبيق بنود هذا الإجراء في دائرة الموارد البشرية قسم شؤون الموظفين لجميع الفئات التالية:

2.1 رئيس الجامعة

2.2 النواب و العمداء و مدراء الدوائر والمراكز.

2.3 الموظفين الإداريين

2.4 الموظفين الأكاديميين (أكاديمي عبء تدريس ، أكاديمي مكلف إداريا، أكاديمي مكلف بدون عبء تدريس )

3.1 رئيس الجامعة: الموافقة على طلبات الاجازات وإذن السفر للموظفين التابعين له.

3.2 النائب الإداري و المالي للجامعة: متابعة تطبيق بنود الاجراء والموافقة على إجازات الموظفين التابعين له ومراجعة جميع التقارير والمخرجات الدورية الصادرة من دائرة الموارد البشرية ذات العلاقة بإجازات الموظفين الإداريين.

3.3 النائب الاكاديمي في الجامعة: مراجعة جميع التقارير والمخرجات الدورية الصادرة من دائرة الموارد البشرية ذات العلاقة بإجازات الموظفين الأكاديميين و اعتماد اجازات الموظفين التابعين له حسب الاجراء.

3.4 العمداء: اعتماد اجازات الموظفين التابعين لهم حسب الاجراء.

3.5 الموارد البشرية- قسم شؤون الموظفين:تطبيق بنود الاجراء  وضبط إجازات الموظفين ومراقبة الأرصدة وعمل التقارير الخاصة بإجازات جميع العاملين في الجامعة.

4.1 إجازة رئيس الجامعة

4.1.1 يستحق رئيس الجامعة رصيد إجازات سنوية حسب المدرج في عقده.

4.1.3 يقوم مكتب رئيس الجامعة بإعلام مجلس الأمناء بإجازة الرئيس عبر كتاب رسمي يوضح القائم بأعمال رئيس الجامعة خلال فترة الاجازة وترسل نسخه منه إلى دائرة الموارد البشرية.

4.1.3  تقوم دائرة الموارد البشرية بترصيد الإجازة وخصمها من الرصيد وأرشفة الطلب الكترونيا وورقياً في ملف الرئيس.

4.2 إجازة الموظف الأكاديمي المكلف بعمل إداري

4.2.1  يستحق الموظف الأكاديمي المكلف إداريا إجازة سنوية لمدة سبعة أسابيع بحيث يقوم بتعبئة نموذج طلب إجازة للحصول عليها بما لا يتعارض مع عمله الإداري و الأكاديمي، ويشمل ذلك النواب والعمداء ومستشاري الرئيس ومساعديه، مع تحديد القائم بالأعمال خلال فترة الاجازة.

4.2.2 يقوم الموظف الأكاديمي المكلف ادارياً بتعبئة نموذج طلب إجازة الكترونياً على نظام المراسلات الداخلي الـــHRMعلى حسابه الخاص بالتكليف ويرسل إلى دائرة الموارد البشرية حسب التسلسل الاداري بعد موافقة المسؤول المباشر للمعالجة.

4.3 اجازة الموظف الإداري (المثبت والعقود) السنوية وأذونات المغادرة.

4.3.1 يستحق الموظف الإداري إجازة سنوية مقدارها 30 يوماً، و 35 يوم لمن أمضى أكثر من عشر سنوات في الخدمة وتجاوز الخمسين عاما، و15 يوماً للموظف الجديد بعد مضي 6 أشهر من تاريخ مباشرته العمل. 

4.3.2  يقوم الموظف الإداري  بتعبئة نموذج طلب إجازة  الكترونياً على نظام المراسلات الداخلي الــــHRM ويتم تحويل الطلب إلى الموارد البشرية عبر التسلسل الاداري بعد أخذ الموافقة عليه للمعالجة، وفي حال كان الموظف بموقع اشرافي يتم تحديد القائم بأعماله خلال فترة اجازته الطويله.

4.3.4 للموظف الإداري إمكانية الحصول على اذن مغادرة يعتمد من المسئول المباشر بحيث لا يتجاوز4  ساعات ويتم خصمه من رصيد الإجازات السنوية، كما يمكنه الحصول على إذن مغادرة مرتين شهرياً بعد مرور ساعتين ونصف من بدء العمل.

4.3.5 يتم ارسال تنويه  للموظف الذي يتأخر عن العمل بشكل يومي بمقدار 10 دقائق ولمدة تتجاوز 5 تأخيرات شهرياً، وفي حال التكرار يتم احالته إلى لجنة تحقيق انضباطيه للنظر في الأمر.

4.3.6 في حال عدم ظهور ختم الدخول او الخروج للموظف على ساعة الدوام  يقوم رئيس قسم شؤون الموظفين بارسال نموذج تبرير عدم وجود ختم على ساعة الدوام.

4.4 إجازة الموظف الاكاديمي

4.4.1 يستحق الموظف الأكاديمي 10 أسابيع إجازة سنوية بدون تعبئة طلب إجازة و يأخذها بين الفصلين الدراسيين وفي نهاية السنة الدراسية حسب التقويم الأكاديمي.

4.5 إجازة الموظف الإداري (المثبت والعقود) و الأكاديمي المرضية

4.5.1 يحق للموظف العلاج في أي مركز صحي حكومي عن طريق التامين مع ضرورة أخذ معاينة طبية من الموارد البشرية وأخذ الموافقة عليها وإعلام المسؤول المباشر وختمها من  الجامعة .

4.5.2 يقوم الموظف بالذهاب إلى دائرة الصحة الحكومية و تعبئة المعاينة الطبية بتوصيات الطبيب

4.5.3 تقوم الصحة بتحويل المعاينة الطبية إلى الموارد البشرية ليتم توثيقها الكترونيا وأرشفتها في ملف الموظف، مع إرسال نسخة منها إلى ديوان الموظفين العام.

4.6 الإجازات العارضة للموظف الإداري و الأكاديمي 

4.6.1  يستحق الموظف الإداري (المثبت والعقود) والأكاديمي إجازة عارضة / طارئه لمدة 10 أيام تؤخذ بحد أقصى ثلاثة أيام لكل مرة.

4.6.2  في حال تعذر على الموظف الحضور إلى الجامعة لأسباب طارئة يقوم بالاتصال هاتفيا و إعلام المسؤول المباشر بالظرف الطارئ و عند عودته للعمل يقوم الموظف الإدراي بتعبئة نموذج طلب اجازة إلكترونياً عبر نظام المراسلات الداخلي الـــHRM .

4.6.3  يقوم الموظف بأخذ موافقة مسؤوليه حسب التسلسل في إجراءات الإجازة السنوية ويتم خصمها من رصيده المتوفر، وفي حال كان مستنفذاً يتم خصم الاجازه من رصيد الاجازات الطارئه، مع ضرورة تعبئة نموذج تعويض المحاضرات للموظف الأكاديمي.

4.6.4  يقوم قسم شؤون الموظفين بتوثق الاجازة العارضة الكترونيا و حفظها في ملف الموظف.

4.7 إجازات بدون راتب ( للموظف الإداري و الأكاديمي)

 4.7.1  يقوم الموظف الإداري و الأكاديمي برفع كتاب خطي للتقدم لطلب اجازة بدون راتب على ان لا تتجاوز الاجازة 4 سنوات و يجب تجديدها كل سنة في الحالات التالية:

• لأغراض الدراسة
• مرافقة زوجة
• مرض (مرافقة مريض من الدرجة الأولى أو أن يكون مريضا)
• لأسباب أخرى يبديها في طلبه ويقدرها رئيس الجامعة.

4.7.2  يقوم الموظف بتعبئة نموذج براءة ذمة. 

4.7.3  يرسل الموظف الطلب عبر برنامج المراسلات الداخلي الـــHRM للحصول على الموافقات اللازمة عبر التسلسل الإداري، وفي حال موافقة رئيس الجامعة يتم ارساله إلى دائرة الموارد البشرية.

4.7.4 تقوم دائرة الموارد البشرية بإرسال الطلب إلى الشؤون الإدارية في وزارة التعليم العالي والحصول على موافقة الوزير والتي بدورها ترسله إلى ديوان الموظفين العام للموافقة عليه. 

4.7.5 يرسل رد الوزارة إلى قسم شؤون الموظفين في الجامعة و يعلم فيه الموظف و يتم أرشفتها إلكترونيا في ملفه.

4.7.6 بنفس الآلية السابقة يتم تمديد طلب الإجازة بدون راتب.

4.8  إجازة الحج 

4.8.1 يمنح كل موظف إجازة حج واحدة خلال فترة خدمته بمقدار 30 يوماً.

 4.8.2 يقوم الموظف بتعبئة طلب إجازة حج مع إرفاق نموذج إقرار بعدم الحج سابقا و يرسل الطلب إلى دائرة الموارد البشرية عبر برنامج المراسلات الداخلي الـــHRM  حسب التسلسل الاداري للحصول على الموافقات اللازمة.

 4.8.3 بعد الموافقة تقوم دائرة الموارد البشرية بإرسال الطلب إلى وزارة التعليم العالي لاستكمال اجراءات الموافقة لدى ديوان الموظفين العام.

4.8.4 في حال تقدم الموظف الأكاديمي لاجازة حج خلال فترة اجازته السنوية أو في حال تقاطعت الإجازة السنوية مع اجازة الحج ( جزء من اجازة الحج من الاجازة السنوية والجزء الاخر اجازة حج بفترة الدوام الأكاديمي)، فإن دائرة الموارد البشرية ترفع كتاب للوزارة وديوان الموظفين العام  بعدم خصم المواصلات في فترة التقاطع.

4.8.3  عند عودة الموظف يتم إرسال كتاب أداء فريضة الحج من شؤون الموظفين إلى الوزارة بعودته مع صور عن جواز السفر المختوم.

4.9 إجازة الأمومة والأبوة 

4.9.1 تستحق الموظفة 90 يوم إجازة أمومة مع منحها ساعة رضاعة تؤخذ نهاية الدوام من تاريخ الوضع إلى أن يبلغ عمر المولود عاما واحدا.

4.9.2 يمنح الموظف 3 أيام متصلة كإجازة أبوة براتب كامل لمرافقة زوجته عند الوضع ولا تخصم من إجازته السنوية.

4.9.3  تبدأ إجازة الأمومة من يوم غياب الموظفة بسبب متعلق بالوضع بناء على التقرير الطبي من اللجنة الطبية.

4.9.4  تحصل الموظفة عند ولادتها على تبليغ مولود حي وتقرير خروج من المستشفى، كما تحصل على معاينة طبية من دائرة الموارد البشرية في الجامعة وتقدم تلك التقارير إلى اللجنة الطبية في المركز الصحي.

4.9.5  يرسل المركز الصحي بدوره تقرير بدء إجازة الأمومة و تبليغ المولود الحي إلى الجامعة. 

4.9.6  يقوم قسم شؤون الموظفين /دائرة الموارد البشرية بترصيد الإجازة وأرشفتها الكترونيا حتى انتهاء فترة إجازة الأمومة وترسل نسخة منها إلى ديوان الموظفين العام.

4.9.7 يحق للموظفة طلب إجازة بدون راتب لمدة سنة في حال حاجتها لرعاية مولودها.

4.10  يحق للموظف الاداري بتقليص فترة إجازته أو إلغائها في حال تطلب العمل ذلك بتعبئة نموذج تقليص أو إلغاء إجازة.

4.11 يحق للموظف تعديل نوع الاجازة من مرضية إلى سنوية في حال كانت إجازته المرضية طويلة أكثر من 3 شهور وتستوجب الخصم من الراتب، وأن رصيد اجازته السنوية يسمح له بذلك ، بتعبئة نموذج تعديل نوع الاجازة والحصول على الموافقات اللازمة . كما يحق له تعديل نوع الاجازة من اجازة سنوية إلى مرضية إذا تطلب الأمر ذلك.

5.1 تسجيل أذونات الإجازات والمغادرات قبل تنفيذها

5.2 عدد تجاوزات رصيد الإجازات المنوح سنويا

5.3 سرعة استجابة المسؤول المباشر في تثبيت الإجازات والمغادرات.