يطبق هذا الإجراء في قسم الانشطة الطلابية في عمادة الشؤون الطلابية لطلبة جامعة فلسطين التقنية – خضوري.

3.1   عميد شؤون الطلبة : متابعة صرف نفقات الانشطة حسب الموازنة.
3.2  رئيس قسم اللوازم :تنفيد وتوفير إحتياجات قسم الأنشطة .
3.3   رئيس قسم الانشطة الطلابية :تنسيق وتجهيز أمور الفرق والأنشطة وموازنة الانشطة الطلابية ورفعها للعميد للمصادقة عليها.
3.4   العلاقات العامة : تغطية جميع فعاليات قسم الانشطة الطلابية .

4.1         يقوم رئيس قسم الانشطة الطلابية بإعداد خطة نشاطات سنوية في شهر ايار مرفقا الموازنة لاعتمادها ورفعها لعميد الشؤون الطلابية باستخدام نموذج خطة تنفيذية.
4.2         يقوم عميد شؤون الطلبة بمتابعة اجراءات اعتمادها.
4.3         يقوم رئيس قسم الأنشطة الطلابية وحسب التسلسل الوظيفي بالتنسيق مع وحدة العلاقات العامة والإعلام  للإعلان للطلبة عن فرص المشاركة بالانشطة المتاحة عبر نموذج طلب اعلان ، واستقبال طلب المشاركة الذي يعبأ الكترونيا  من خلال طلب اشتراك في الأنشطة الطلابية، أو التعاون مع الجهات المعنية (كليات، مجلس الطلبة...) لترشيح من يرونه مناسباً للمشاركة.
4.4         يقوم رئيس قسم الأنشطة الطلابية والمدربين بتحضير الفرق حسب النشاطات(الرياضية، الثقافية، الفنية، أو أخرى) التي يرغب الطالب بالاشتراك بها.
 

4.5         تقسم الأنشطة الطلابية إلى :
4.5.1      أنشطة تنظم من القسم :
4.5.1.1    أنشطة لطلبة الجامعة
 

·         يقوم رئيس قسم الانشطة الطلابية برفع كتاب لعميد شؤون الطلبة عن الرغبة بالقيام بنشاط حسب الخطة التنفيذية المعدة والمعتمدة للبدء بتنفيذها.

·         بعد موافقة عميد شؤون الطلبة على النشاط وإشعار القسم بالبدء بتنفيذه يقوم رئيس قسم الانشطة الطلابية بإشعار المدربين بالنشاط وتهيئة الطلبة المشاركين وتوفير التدريبات والاحتياجات المطلوبة لذلك.

·         يقوم رئيس قسم الانشطة الطلابية بالتنسيق مع العلاقات العامة للتغطية الإعلامية حسب آلية تنظيم فعاليات الجامعة المعمول به في الجامعة.

·         رفع تقرير بالفعالية للعميد بالفعالية وكذلك خلال التقرير الفصلي.

4.5.1.2    المشاركة في أنشطة خارج الجامعة:
 

·         يقوم رئيس قسم الانشطة الطلابية برفع كتاب لعميد شؤون الطلبة عن الرغبة بالمشاركة في احد فعاليات النشاطات الخارجية بناءً على الخطة التنفيذيه المعتمدة.

·         يقوم عميد شؤون الطلبة بالموافقة على النشاط وإشعار القسم بالبدء بالتحضير للمشاركة مع المعنيين.

·         يقوم رئيس قسم الانشطة الطلابية بإشعار المدربين وإختيار الطلبة للمشاركة بالنشاط.

·         يقوم رئيس قسم الانشطة الطلابية بالتنسيق مع العلاقات العامة وحسب آلية تنظيم الفعاليات في الجامعة ومواكبة المشاركة في كافة تنقلاتها.

·         يقوم رئيس قسم الأنشطة الطلابية برفع تقرير للعميد بعد انتهاء النشاط وكذلك خلال التقرير الفصلي.

4.5.1.3    المشاركة من خارج الجامعة في أنشطة داخل الجامعة:
 

·         يقوم رئيس قسم الانشطة الطلابية بإعداد نشاطات داخل الجامعة بالتعاون مع العلاقات العامة لإرسال دعوات للمشاركة من الجهات خارج الجامعة في هذه الأنشطة وذلك حسب الخطة التنفيذية المعتمدة للقسم.

·         يستقبل رئيس قسم الأنشطة الطلابية رد الجهات الخارجية للمشاركة في النشاطات داخل الجامعة.

·         يقوم رئيس قسم الانشطة الطلابية بإشعار المدربين والطلبة المختارين للمشاركة بالنشاط للبدء بتهيئتهم لتنفيذ النشاط.

·         يقوم رئيس قسم الانشطة الطلابية بالتنسيق مع العلاقات العامة وحسب التسلسل الإداري لتنظيم النشاط حسب آلية تنظيم فعاليات الجامعة ومواكبة المشاركة في كافة تنقلاتها.

·         يقوم رئيس قسم الأنشطة الطلابية برفع تقرير للعميد بعد انتهاء النشاط  وكذلك خلال التقرير الفصلي.

4.5.2      أنشطة تنظم بالتعاون مع المؤسسات:
4.5.2.1     تقوم المؤسسات (الحكومية، الأهليه، المجتمع المدني) بإرسال دعوات لقسم الأنشطة الطلابية لتنفيذ أنشطة وفعاليات مختلفة.
4.5.2.2     يقوم رئيس قسم الأنشطة الطلابية بالتواصل مع المؤسسات لتحديد موعد مناسب لتنفيذ النشاط.
4.5.2.3     يقوم رئيس قسم الأنشطة الطلابية برفع كتاب لعميد شؤون الطلبة يحتوي على كافة التفاصيل لتنفيذ النشاط ، بالتوصية بالمشاركة أو عدمه.
4.5.2.4     بعد الحصول على موافقة عميد شؤون الطلبة واعتمادها من النائب الاداري، يقوم رئيس قسم الانشطة الطلابية بالتواصل مع المؤسسة المعنية وتحديد موعد لعقد اجتماع سواء داخل الجامعة أو خارجها لتحديد كافة المتطلبات لتنفيذ النشاط:
 

ü      موعد تنفيذ الفعالية.

ü      اختيار الفئة المستهدفة .

ü      المواد اللازم لتنفيذ النشاط

ü      حجز المكان المناسب (داخل /خارج الجامعة)

4.5.2.5     يقوم رئيس قسم الانشطة الطلابية بإشعار المدربين والطلبة المختارين للمشاركة بالنشاط للبدء بتهيئتهم لتنفيذ النشاط.
4.5.2.6     يقوم رئيس قسم الانشطة الطلابية بالتنسيق مع العلاقات العامة وحسب التسلسل الإداري لتنظيم النشاط حسب آلية تنظيم فعاليات الجامعة ومواكبة المشاركة في كافة تنقلاتها.
4.5.2.7     يقوم رئيس قسم الأنشطة الطلابية برفع تقرير للعميد بعد انتهاء النشاط  وكذلك خلال التقرير الفصلي.
 

4.5.3      أنشطة مجلس الطلبة:
4.5.3.1     يقوم رئيس قسم الأنشطة الطلابية باستلام خطة مفصلة بالأنشطة المنوي تنفيذها من قبل مجلس الطلبة كالمعارض واحتفالات استقبال الطلبة الجدد، والفعاليات الوطنية، وحفلات التخرج.
4.5.3.2     يقوم رئيس قسم الأنشطة الطلابية باعتماد الخطة من قبل عميد الشؤون الطلابية.
4.5.3.3     قبل أسبوعين من موعد تنفيذ النشاط يقوم القسم بالتنسيق مع مجلس الطلبة بالبدء بالتحضير لتنفيذ النشاط وتوفير كافة الاحتياجات الضرورية بالتنسيق مع العلاقات العامة حسب آلية تنظيم فعاليات الجامعة .
4.5.3.4     أما في حال كانت الأنشطة غير مخططة (طارئة) من قبل مجلس الطلبة،  يقوم مجلس الطلبة برفع كتاب لقسم الأنشطة الطلابية لتنفيذ نشاط قبل أسبوع من تنفيذه يتضمن الآتي:
 

-        اسم النشاط ومدته ومكان تنفيذه.

-        الفئة المستهدفة.

-        الجهة المنفذه.

-        الأهداف المنوي تحقيقها.

-        الاحتياجات المطلوبة.

4.5.3.4.1  يقوم رئيس قسم الأنشطة الطلابية بالحصول على موافقة عميد الشؤون الطلابية لتنفيذ النشاط .4.5.3.4.2  يقوم رئيس قسم الانشطة الطلابية بالتنسيق مع وحدة العلاقات العامة حسب آلية تنظيم فعاليات الجامعة لحجز المكان والتغطية الإعلامية للنشاط وتوفير كل مستلزمات النشاط.

4.5.3.5     يقوم قسم الأنشطة الطلابية بمتابعة تنفيذ أنشطة مجلس الطلبة بكل سلاسة.

5.1         عدد النشاطات المنجزة مقارنة بالخطة التنفيذية للقسم.
5.2         عدد النشاطات المنفذه مع المؤسسات المختلفة خلال العام.
5.3         عدد النشاطات المنفذه من قبل مجلس الطلبة خلال العام.