يطبق هذا الإجراء من قبل قسم الأذنة والمراسلين لمختلف المواقع في الجامعة لتقديم أعمال الضيافة والخدمات المساندة والإشراف على أعمال النظافة

3.1 رئيس قسم الأذنة والمراسلين: الاشراف على تنفيد أعمال القسم ورفع التقارير الدورية.

3.2 مدير دائرة الخدمات العامة:  الإشراف على أعمال الضيافة والنظافة والخدمات المساندة واعتماد خطة العمل الخاصة باعمال النظافة و اصدار المخالفات للشركة حسب الاجراء

3.3 نائب رئيس الجامعة للشؤون الإدارية والمالية: المصادقة على المخالفات الصادرة عن مدير الدائرة حسب الاجراء.

3.4 شركة النظافة: تنفيذ خطة العمل المتفق عليها ضمن العطاء

4.1 أعمال النظافة

4.1.1 تقوم شركة النظافة بإعداد خطة تنفيذية لتنظيف جميع المرافق بتكرار حسب الحاجة بالتنسيق مع رئيس قسم الاذنة و المراسلين ويتم اعتمادها من قبل مدير دائرة الخدمات العامة.

4.1.2 يكلف رئيس قسم الأذنة والمراسلين مشرفين للتحقق من تنفيذ أعمال النظافة حسب الخطة ميدانيا باستخدام نماذج التفقد اليومية.

4.1.3 يقدم المشرفين نموذج التفقد اليومي إلى رئيس قسم الأذنة والمراسلين يوميا، ويدون على نفس النموذج أي ملاحظات صدرت عن شركة النظافة أو أحد عامليها.

4.1.4 عند حصول المخالفة للمرة الأولى يقوم رئيس القسم/ المراقب بالتواصل مع المشرف المسؤول من شركة النظافة لعمل اللازم.

4.1.4 في حال تكرار نفس المخالفة فإن رئيس القسم يقوم بتبليغ مدير دائرة الخدمات لتحرير مخالفة خطية للشركة.

4.1.5 إذا تكررت نفس المخالفة للمرة الثالثة يقوم مدير دائرة الخدمات بتبليغ نائب رئيس الجامعة للشؤون الإدارية والمالية ليقوم بإصدار إنذار نهائي للشركة وإحالة الملف للجنة العطاءات لاتخاذ الاجراء المناسب.

4.1.6 يقوم رئيس قسم الأذنه والمراسلين بإعداد تقرير شهري عن متابعة أعمال النظافة وتقديمة لمدير دائرة الخدمات العامة.

4.2 أعمال الضيافة

4.2.1 يخصص رئيس قسم الأذنة والمراسلين المراسلين المسؤولين عن أعمال الضيافة للموظفين في مختلف المواقع في الجامعة، كما يقوم بتدوير أماكن عملهم كلما اقتضت الضرورة ذلك.

4.2.2 يقوم المراسلون المخصصون لأعمال الضيافة بإعداد وتقديم الضيافة للموظفين حسب طلبهم وبحد أقصى مرتين شاي ومرتين قهوة يوميا.

4.2.3 يكون المراسلون في مواقعهم مسؤولين عن تقديم الضيافة للاجتماعات حسب طلب مدير الدائرة/ الوحدة / العميد/ النائب.

4.2.4 يقوم المراسلون بالتفقد اليومي لجالونات المياه في المكاتب وتعبئتها وتبديلها وتنظيفها حسب الحاجة.

4.2.5 لأعمال الضيافة الخاصة بالفعاليات، يقوم رئيس قسم الاذنة والمراسلين بتخصيص المراسلين حسب الحاجة وتوجيههم للقيام بالضيافة المطلوبة.

4.3 الأعمال المساندة

4.3.1 تقوم وحدة العلاقات العامة بإرسال مراسله لدائرة الخدمات العامة عبر النظام الإلكتروني المعول به لتحديد الاحتياجات اللازمة (ضيافة، أعمال نقل، أعمال تنظيم....) عند اقتراب تاريخ تنفيذ الفعالية.     

4.3.2 يوجه مدير دائرة الخدمات العامة المهام عبر النظام الإلكتروني المعمول به لرئيس قسم الأذنة والمراسلين، مبينا الخدمات المساندة المطلوب تنفيذها للتجهيز لفعالية معينة في الجامعة.

4.3.3 يخصص رئيس قسم الأذنة والمراسلين المراسلون اللازم تواجدهم وعملهم للإعداد للفعالية أو النشاط، كما يقوم بالإشراف على إنجازهم الأعمال المطلوبة.

4.3.4 للقيام بأعمال نقل الأثاث والعهدة،والمهمام المطلوبة عبر النظام الإلكتروني المعمول به من مدير الدائرة/ الوحدة/ العمادة/ النائب الى مدير دائرة الخدمات مباشرة ، فيقوم بدوره بتوجيهها لرئيس قسم الأذنة والمراسلين بالتنسيق مع أمين العهدة والموظف ذو العلاقة للقيام بعملية النقل.

4.3.5 يخصص رئيس قسم الأذنة والمراسلين المراسلون اللازم تواجدهم للقيام بعملية النقل للعهدة أو الأثاث، كما يقوم بالإشراف على إنجازهم الأعمال المطلوبة.

4.3.6 لطلب أي خدمات من جميع الجهات في الجامعة يتم إرسال مراسله عبر نظام المراسلات HRM وتوجيهه لدائرة الخدمات العامة.

4.4 يقوم رئيس قسم الأذنة والمراسلين بإعداد تقرير سنوي لعمل القسم وتقديمه لمدير دائرة الخدمات.

5.1 درجة انحراف الإعمال المنجزة بحسب التقارير الدورية والخطة الموضوعة (الحد الأدنى)

5.2 عدد شكاوى الطلبة والموظفين ( الحد الأدنى)

5.3 عدد المخالفات المحررة ( الحد الادنى)