يتم تطبيق هذا الإجراء على:

2.1        موظفي الجامعة

2.2        طلبة الجامعة.

2.3        مؤسسات وأفراد المجتمع المحلي.

3.1          رئيس قسم التدريب والتطوير: تطبيق بنود الإجراء.

3.2        مدير دائرة التعليم المستمر: إعتماد المدربين، وإعداد الاتفاقيات التدريبية وإعداد طلب نموذج صرف المستحقات للمدربين.

3.3        عميد شؤون التنمية وخدمة والمجتمع: الموافقة على الاتفاقيات والموازنات واقرار الخصومات المالية.

3.4        رئيس قسم المصادر: أرشفة جميع الوثائق المتعلقة بالتدريب.

3.5        أمين صندوق عمادة التنمية وخدمة المجتمع: موظف يكلفه عميد التنمية وخدمة المجتمع من خارج قسم التدريب يقوم باستلام ايرادات العمادة من خلال الصلاحيات الموكلة له حسب تفاصيل الإجراء.

4.1        يقوم رئيس قسم التدريب والتطوير باستلام نموذج الخطة التدريبية المعتمدة من قبل عميد التنمية وخدمة المجتمع بحسب إجراء التخطيط.

4.2        يقوم رئيس قسم التدريب والتطوير بتحديد أولويات التدريب حسب تجهيزات الدورات المتوفرة.

 

4.3        لعقد دورة تدريبية يقوم رئيس قسم التدريب والتطوير بتحديد معايير اختيار المدرب المناسب بالاشتراك مع مدير دائرة التعليم المستمر.

4.4        يقوم قسم التدريب والتطوير بمخاطبة جهات التدريب المذكورة في الخطة التدريبية من أجل تزويد الدائرة بمقترح الدورة التدريبية مدعمه بالمادة العلمية المنوي تدريسها (يمكن دراسة المادة من قبل لجان من داخل الجامعة عند الحاجة).

4.5        يقوم رئيس قسم التدريب والتطوير باستدعاء جهات التدريب المتقدمة من أجل المقابلة والاختيار واختيار المدرب بالاعتماد على نموذج تقييم مدرب جديد.

4.6        يقوم رئيس قسم التدريب والتطوير بتجهيز الاتفاقيات حسب (نموذج عقد التدريب المعتمد) لكل مدرب مختار وتدقيقه حسب الأصول، ويرفع مدير دائرة التعليم المستمر الاتفاقيات المعدة في كل شهر لعميد التنمية وخدمة المجتمع لاعتمادها ومن ثم توقيعها من مدير الدائرة والمدرب، ويتم تزويد الدائرة المالية بالنسخة الأصلية من العقد الخاص بالمدرب بعد اكتمال العدد.

4.7        يطلب المدرب من رئيس قسم التدريب احتياجات التدريب من خلال تعبئة قائمة احتياجات تدريبية، حيث يطلب رئيس قسم التدريب هذه الاحتياجات من قسم اللوازم باستخدام نموذج طلب تزويد في حال عدم توفرها في دائرة التعليم المستمر.

4.8        الإعلان عن التدريب وتنفيذه

4.8.1       يقوم رئيس قسم التدريب والتطوير بالتنسيق مع المدرب لتحديد موعد الدورة التدريبية، وإرسال مراسلة عبر نظام المراسلات الــ HRM لدائرة الإعلام والمطبوعات لنشر الإعلان عن الدورة التدريبية، قبل أسبوعين الى شهر من موعد التدريب المحدد.

4.8.2       بعد الإعلان عن التدريب يقوم رئيس قسم التدريب باستقبال الطلبات على نموذج تسجيل المشاركين الذين تنطبق عليهم شروط التسجيل في الدورة الموثقة على نموذج بطاقة تعريفية للدورة التدريبية ويتم فحص العدد حتى قبل ثلاثة أيام من بدء الدورة وإصدار قرار بعقدها من عدمه من قبل مدير دائرة التعليم المستمر وبالتنسيق مع عميد شؤون التنمية وخدمة المجتمع.

4.8.3       يقوم قسم التدريب والتطوير بالتأكيد على حضور المسجلين من خلال الاتصال الهاتفي.

4.8.4       يقوم المسجلون للدورة بدفع رسوم اشتراكهم عند التسجيل حسب الآلية التالية:

4.8.4.1     يقوم المتدرب بدفع الرسوم لدى أمين الصندوق في عمادة شؤون التنمية وخدمة والمجتمع.                                                                  
4.8.4.2     يقوم أمين الصندوق على البرنامج الإلكتروني الخاص في الدائرة المالية بتسجيل الدفع حسب الصلاحيات الممنوحة له.

 

4.8.4.3     يتم تحصيل رسوم الدورات والدبلومات المهنية كاملةً نقداً قبل البدء بالتدريب، مع إمكانية التقسيط لمن يرغب حسب التالي:

·         يتم تحصيل 50% من رسوم الدورة عند التسجيل مباشرةً على أن يلتزم المتدرب بدفع كامل الرسوم قبل الانتهاء من 50 % من عدد لقاءات الدورة.

·         يتم تحصيل 25% من رسوم الدبلومات المهنية عند التسجيل مباشرةً، ويتم تقسيط باقي المبلغ المستحق وبحد أقصى 4 دفعات قبل أن ينهي المتدرب 50% من وحدات الدبلوم.

·         في الحالات الواردة أعلاه الخاصة بالتقسيط يتم التوقيع على الكمبيالة اللازمة (المعدة من قبل الدائرة القانونية في الجامعة) لدى مدير دائرة التعليم المستمر وإرسال نسخة منها إلى أمين صندوق عمادة التنمية وخدمة المجتمع، ليتم القبض استنادا إليها، وبالتنسيق مع الموظف المسؤول عن البرنامج الإلكتروني بالدائرة المالية بتسجيل الدفعات حسب الصلاحيات الممنوحة له.

·         يلتزم أمين الصندوق بإيداع المبلغ النقدي بشكل يومي وقبل انتهاء الدوام في البنك وذلك حسب الأصول المالية بحساب بند موازنة دائرة التعليم المستمر

4.8.4.4     يقوم أمين صندوق عمادة التنمية وخدمة المجتمع بتسليم المتدرب سند قبض مطبوع بالمبلغ المدفوع نقداً موقع ومختوم بختم مسئول الصندوق، وفي حال الدفع عن طريق شيكات يتم تحويل الدفعة الى الدائرة المالية لأجراء اللازم، وفي جميع الاحوال يمنع ان يتجاوز تاريخ استحقاق اخر شيك بداية النصف الثاني من الدورة.
4.8.4.5     لا يحصل الطالب على شهادة تدريبية ما لم يتم دفع رسوم التدريب كاملة.
4.8.4.6     لا يتم استرداد رسوم التدريب في حال الانسحاب بعد بدء الدورة التدريبية.
4.8.4.7     يمكن استرداد رسوم التدريب في الحالات التالية فقط: (شريطة احضار الطالب السند الاصلي المختوم الصادر من امين الصندوق وارفاق توضيح مدير الدائرة عن سبب استرداد المبلغ)

·         عدم انعقاد الدورة لأسباب خاصة بالجامعة.

·         انسحاب المتدرب من الدورة قبل عقد اول لقاء.

4.8.5       يقوم رئيس قسم التدريب والتطوير بتحضير نموذج قائمة حضور المتدربين بكافة أسماء المسجلين الذين سددوا ثمن الدورة ليقوم المشاركون بتسجيل الحضور أثناء التدريب.

4.8.6       يقوم مدير دائرة التعليم المستمر بطلب الموافقة على افتتاح الدورة التدريبية المنوي عقدها في الدائرة من قبل عميد شؤون التنمية وخدمة المجتمع.

4.8.7       يقوم رئيس قسم التدريب والتطوير بتسليم قائمة الحضور للمدرب الذي يقوم بتسجيل حضور المشاركين في كل لقاء.

4.8.8       يوزع المدرب نموذج تعليمات للمتدربين الملتحقين في أول جلسة.

4.8.9       يقوم المدرب بتسجيل يومياته التدريبية على نموذج يوميات المدرب، ويتم تسليمه لرئيس قسم التدريب في نهاية الدورة.

4.8.10  يقوم المدرب بتسجيل الحضور والغياب على نموذج قائمة حضور المدربين لدى رئيس قسم التدريب والتطوير

4.9        انتهاء التدريب

4.9.1       يقوم المدرب بتقييم الطلبة من خلال: امتحان، أو مشروع صغير عن موضوع الدورة، أوراق عمل....

4.9.2       يقوم رئيس قسم التدريب بمتابعة أداء المدربين والحصول على نسخة من كل الأوراق التي يقدمها المدرب للطلاب.

4.9.3       يقوم رئيس قسم التدريب بإعداد نموذج تقييم المدرب (1) ويوزعه في نهاية التدريب على المتدربين.

4.9.1       يقوم رئيس قسم التدريب بإعداد الشهادات التدريبية لكل دورة تدريبية عن الدورات حسب التعليمات وبما تسمح به طبيعة الدورة وتوقع الشهادات من قبل مدير دائرة التعليم المستمر وعميد شؤون التنمية وخدمة المجتمع.

4.9.2       تكون نتيجة تدريب المتدرب بناء على تقييمه ويقيد ذلك على الشهادة الممنوحة: أتم بنجاح، أو شارك في الدورة في حال لم يتجاوز التقييم بنجاح.

4.9.3       يقوم سكرتير دائرة التعليم المستمر بالاتصال الهاتفي على المتدربين للإعلام بإصدار شهادات التدريب.

4.9.4       تتم أرشفة جميع الوثائق ذات العلاقة بالتدريب من قبل رئيس قسم المصادر. يقوم مدير دائرة التعليم المستمر بإعداد طلب نموذج صرف المستحقات للمدرب وإرفاقه بجميع الوثائق ذات الصلة ورفعه لرئيس الجامعة أو من ينوب عنه حسب تعليمات دائرة التعليم المستمر لإتمام عملية الصرف.

4.10   اعتماد المدرب

4.10.1  يقوم المتدربون بتقييم المدرب على نموذج تقييم المدرب(1)، بحيث يتم توزيعه من قبل رئيس قسم التدريب في اللقاء الأخير لعقد الدورة التدريبية.

4.10.2  تقوم اللجنة المكلفة من العميد والمكونة (مدير دائرة التعليم المستمر، قسم التدريب، مساعد العميد) بتقييم المدرب على نموذج تقييم المدرب(2) ومراجعة كل من نموذج قائمة حضور المدربين ونموذج يوميات المدرب.

4.10.3  يقوم مدير دائرة التعليم المستمر بتعبئة بطاقة اعتماد المدرب بناء على التقييمات السابقة، وتصنيف المدرب إلى مدرب معتمد أو غير معتمد وتسليم البطاقة لرئيس قسم التدريب لحفظها وإعلام المدرب بذلك.

4.10.4  يقوم رئيس قسم التدريب بإدراج أسماء المدربين المعتمدين في قائمة المدربين المعتمدين المحفوظة في قسم التدريب.

4.10.5  عند عقد الدورة التدريبية نفسها لمرة أخرى تكون الأولوية للمدرب المعتمد في القائمة، ويستمر التقييم حسب البنود 4.9.1 و 4.9.2، بحيث يقوم مدير دائرة التعليم المستمر بمقارنة التقييم الجديد بالتقييمات السابقة لنفس المدرب.

4.10.6  بعد اعتماد المدرب، وفي حال صدور أي مخالفة أثناء التدريب في المرات التالية، يقوم مدير دائرة التعليم المستمر/ رئيس قسم التدريب بتسجيل المخالفات على بطاقة الاعتماد.

4.10.7  إذا تكررت المخالفات لمرتين على التوالي، يقوم مدير دائرة التعليم المستمر بإلغاء اعتماد المدرب وتبليغه بذلك خطيا مع توضيح اسباب الغاء الاعتماد.

5.1        عدد الدورات المنعقدة خلال السنة بالنسبة للسنة الماضية.

5.2        إجمالي الدخل من الدورات المنعقدة للسنة الحالية بالنسبة للسنة الماضية.

5.3        عدد المتدربين الحقيقي بالنسبة للمتوقع.

5.4        رضى المستفيدين (تقييم المدرب 1).

5.5        محتوى تدريبي يتوافق مع احتياجات السوق المطلوبة.

5.6        التعاقد مع مدربين أكفاء (بطاقة الاعتماد).

5.7        تأهيل المتدربين وحصولهم على المهارات المطلوبة (تقييمهم)

5.8        التغذية الراجعة من سوق العمل.