يطبق هذا الإجراء عل كافة الإعلانات المطلوبة من قبل الجهات المختلفة في الجامعة في مجالات التوظيف والترويج والعطاءات والمؤتمرات والندوات وغيرها.

1. إدارة الجامعة العليا: الموافقة على طرح الإعلان.
2. الدائرة المالية: التحقق من وجود مخصصات مالية للإعلانات الواردة إليها.
3. دائرة  الإعلام والمطبوعات:  لتحديد المعايير وأهداف الترويج بناء على توصيات الجهات المعنية أو أهداف أي حملة ترويجية إعلانية، وتجهيز وصياغة المواد الإعلانية وصناعتها والتواصل مع وسائل الإعلام للاتفاق ، والتاكد ومتابعة عملية النشر والاعلان حسب الطلب.
4. دائرة  اللوازم والمشتريات: متابعة تنفيذ الإعلانات واستدراج عروض الأسعار بما يحقق غايات وأهداف الإعلان والحملة الترويجية ضمن المواصفات واستلام المواد المطبوعة او جداول مواعيد بث الإعلانات المرئية والمسموعة  وتاكيد البث والنشر .

1. إعلانات جاهزة للنشر
   1.  تقوم الجهة الطالبة بإرسال صيغة الاعلان الى الإدارة العليا (الرئيس أو من ينوب عنه) والحصول على موافقة النشر.
   2. تقوم الجهة الطالبة بإرسال الإعلان و الموافقة من الإدارة العليا للدائرة المالية للتحقق من وجود رصيد مالي وتوقيعه من المدير المالي.
   3. تقوم الجهة الطالبة بتعبئة نموذج طلب الإعلان مرفقا بموافقة الإدارة العليا وملاحظات المدير المالي الى دائرة  الاعلام والمطبوعات للتنفيذ.
2. طلب صياغة إعلان ونشره

2.1 في حال الحاجة للإعلان من قبل الجهات المختلفة في الجامعة، ترسل الجهة المعنية نموذج طلب إعلان يحوي التفاصيل المطلوبة للإعلان مرفقا بالموافقات اللازمة من الإدارة العليا.

2.2 تقوم دائرة  الإعلام والمطبوعات بصياغة الإعلان المطلوب وإرساله للجهة الطالبة للتأكد من صحة محتويات الإعلان.

2.3 ترسل الجهة الطالبة الإعلان للدائرة المالية للتأكد من وجود مخصص مالي، التي بدورها ترسله لجهة الاعتماد المختصة بعد إدراج توصياتها.

2.4 يعاد الاعلان معتمدا لدائرة  الإعلام والطبوعات للتواصل مع وسائل الإعلام المختلفة للتنفيذ.

3 اطلاق حملات اعلانية ترويجية

3.1 بحسب الخطة السنوية االمعدة من قبل دائرة  الاعلام والمطبوعات يقوم مدير الدائرة  باعداد الخطة التنفيذية للحملات الترويجية والتي تشمل الغايات والأهداف والجمهور المستهدف والتكاليف المتوقعة.

3.2 يتم رفع الخطة لمكتب الرئيس لإبداء للموافقة ، وإعادة القرار لوحدة العلاقات العامة والإعلام للتنفيذ.

3.3 تقوم دائرة الإعلام والمطبوعات بعمل اللازم والتواصل مع وسائل الإعلام المختلفة وتطبيق الحملة الإعلانية الترويجية حسب المخطط.

1. تحقيق هدف الحملة الترويجية
2. الإعلان ضمن مخصصات الإعلانات في الموازنة.
3. عدم وجود أخطاء في الإعلانات.