يتم تطبيق بنود هذا الإجراء على جميع موظفي الجامعة في المقر الرئيسي.

3.1 المهمة الرسمية: تكليف الموظف او الشخض لحضور مؤتمر أو حلقة دراسية او لقاء علمي او للقيام بزيارة أو جولة استطلاعية أو أي من الأمور المماثلة خارج وداخل فلسطين وتكون بناء على طلب من قبل ادارة الجامعة، أو دعوة من الوزارة، أو دعوة خارجية.

3.2 المغادرات الرسمية في الإجراء: هي خروج الموظف رسمياً للقيام بأحد المهام الموكلة له حسب ما تتطلبة طبيعة العمل.

4.1 قسم شؤون الموظفين: متابعة تطبيق بنود الإجراء

4.2 رئيس الجامعة أو من ينوب عنه: المصادقة على التكليف بمهمة رسمية داخل وخارج فلسطين.

4.3 وحدة العلاقات العامة والإعلام:الترتيبات اللوجستية والتنظيمية لمهام العمل الرسمية خارج فلسطين.

4.4 رئيس وحدة العلاقات العامة والإعلام: القيام بالترتيبات اللوجستية والتنظيمية لمهام العمل الرسمية خارج فلسطين للرئيس ونوابه ومساعديه ومستشاريه.

4.5 نائب رئيس الجامعة للشؤون الإدارية والمالية: صرف المستحقات المالية وإدارة حركة سيارات الجامعة لتسهيل المهمة.

5.1 مهمة رسمية داخل فلسطين ( للموظفين الإداريين والأكاديميين والأكاديميين المكلفين بعبء إداري)

5.1.1       يتم تكليف الموظف  من قبل( إدارة الجامعة ، دعوة من الوزارة، دعوة خارجية)  من خلال نموذج تكليف بمهمة رسمية للمهمات  الرسمية التي تتطلب بدلاً مالياً أو مواصلات  للقيام بها.

5.1.2       يقوم رئيس الجامعة او من ينوب عنه بالموافقة على التكليف بالمهمة الرسمية .

5.1.3       يقوم نائب رئيس الجامعة للشؤون الادارية والمالية بالإشارة لتغطية المواصلات وفي حال كانت الموافقة على استخدام سيارة الجامعة يتم ارسال نسخة من الموافقة إلى قسم الحركة وقسم الموارد البشرية.

5.1.4       يقوم الموظف الأكاديمي المكلف ولديه عبء فصل أكاديمي بتعبئة نموذج برنامج تعويض محاضرات.

5.1.5       عند عودة الموظف من المهمة يقوم بإعداد تقرير إنجاز مهمة رسمية داخل فلسطين يشمل المخالصة المالية ويسلمه إلى مسؤوله المباشر والذي يرسله إلى  دائرة الموارد البشرية والتي بدورها ترسله إلى الدائرة المالية للصرف، وفي حال كانت الدعوة من الوزارة ترسل المخالصة إليها من خلال قسم شؤون الموظفين للصرف.

5.1.6       في حال خروج الموظف رسمياً (بدون كتاب تكليف) للقيام بأحد المهام الموكله له ضمن بطاقة الوصف الوظيفي او حسب طبيعة عمله فإنه يقوم بتعبئة نموذج المغادرة الرسمية أو الاجازه الرسمية .

5.1.7       لموظفي عمادة التعليم التكاملي وفي حال خروج الموظف رسمياً (بدون كتاب تكليف) للقيام بأحد المهام الموكله له ضمن بطاقة الوصف الوظيفي او حسب طبيعة عمله فإنه يقوم بتعبئة نموذج نموذج بدل مواصلات شهري لمهمة رسمية متكررة، أما إذا كانت خارج أوقات الدوام الرسمي يلتزم المسؤول المباشر بإثبات ذلك.

5.2 مهمة رسمية خارج فلسطين ( للموظفين الإداريين والأكاديميين والأكاديميين المكلفين بعبء إداري)

5.2.1       يتم تكليف الموظف  من قبل( إدارة الجامعة ، دعوة من الوزارة، دعوة خارجية)  من خلال نموذج تكليف بمهمة رسمية، سواء كانت الدعوة مستضافة أو غير مستضافة.

5.2.2       يقرر رئيس الجامعة او من ينوب عنه الموافقة على التكليف بالمهمة الرسمية، وتقوم الجهة التي تكلف الموظف بإرسال الموافقات للنائب الإداري الذي بدوه يرسل الملف لدائرة الموارد البشرية، ولوحدة العلاقات العامة والإعلام.

5.2.3       تتولى وحدة العلاقات العامة والإعلام مهمة إصدار فيز وحجز الطيران وحجز فندق وتأمين سفر والتواصل والمتابعة مع الجهة المنظمة حتى تضمن مشاركة فعالة في حال كانت الدعوة غير مستضافة.

5.2.4       تقوم وحدة العلاقات العامة والإعلام بإرسال كافة الفواتير التي تتعلق بالبند 5.2.3 إلى الدائرة المالية للصرف مدعمة بالموافقات الادارية اللازمة.

5.2.5       يعبيء الموظف نموذج إذن السفر و نموذج إجازة رسمية، لدى دائرة الموارد البشرية وفي حال كان عضو هيئة تدريسية يقوم بتعبئة نموذج برنامج تعويض محاضرات .

5.2.6       عند عودة الموظف من المهمة يقوم الموظف بإعداد تقرير إنجاز مهمة رسمية خارج فلسطين يشمل المخالصة المالية ويسلمه إلى مسؤوله المباشر ويرسله بدوره إلى الموارد البشرية ، متضمنا الوثائق الكاملة (صورة عن جواز السفر تظهر فيه أختام الدخول والخروج من بلد المهمة  وصورة عن تذكرة الطيران الإلكترونية والفاتورة الرسمية في حال كانت خارج فلسطين، وتعبئة نموذج اقرار عودة).

5.2.7       في حال كانت الدعوة من الوزارة ترسل دائرة الموارد البشرية المخالصة المالية مكتملة الوثائق للوزارة للصرف.

5.3 مهمة رسمية خارج فلسطين – (رئيس الجامعة، والنواب والمساعدين والمستشارين)

5.3.1       في حال سفر رئيس الجامعة بمهمة رسمية خارج فلسطين يقوم رئيس وحدة العلاقات العامة والإعلام بتزويد الدائرة المالية بكافة الوثائق التي تم توضيحها في البند 5.2 بالإضافة إلى مسوغات السفر (تشمل إعلام مجلس أمناء الجامعة والوزارة وتكليف أحد النواب قائم بأعمال الرئيس)، للصرف حسب تعليمات السفر، وإرسال نسخة إلى دائرة الموارد البشرية.

5.3.2       عند سفر نواب الرئيس ومساعديه ومستشاريه بمهمة رسمية خارج فلسطين يقوم رئيس وحدة العلاقات العامة والإعلام بتزويد الدائرة المالية بكافة الوثائق التي تم توضيحها في البند 5.2 للصرف حسب تعليمات السفر، وإرسال نسخة إلى دائرة الموارد البشرية.

6.1 نسبة عدد تكليفات الموظفين بمهام رسمية خارج فلسطين باستخدام النماذج إلى عدد التكليفات الكلي.

6.2 نسبة عدد تكليفات الموظفين بمهام رسمية داخل فلسطين باستخدام النماذج إلى عدد التكليفات الكلي.

6.3 القيمة المضافة للجامعة من التكليفات بمهام رسمية.