يطبق هذا الإجراء من قبل قسم الدراسات والمشاريع في دائرة التخطيط والدراسات والمشاريع على جميع المشاريع التطويرية في الجامعة بالتعاون مع العديد من جهات الاختصاص.

3.1  قسم الدراسات والمشاريع: إعداد الدراسات والاحصائيات السنوية الخاصة بالجامعة بما يتلاءم مع الخطة الاستراتيجية، وإعداد مقترحات المشاريع بالتعاون مع جهات الاختصاص، ومتابعة تنفيذ الخطة التنفيذية للمشاريع.

3.2  دائرة التخطيط والدراسات والمشاريع:عرض مقترحات المشاريع المقدمة للدائرة على لجنة التخطيط العليا والبحث عن جهات التمويل المحلية  واعداد الاتفاقيات اللازمة لذلك.

3.3  مكتب العلاقات الدولية: البحث عن جهات التمويل الدولية.

3.4  لجنة التخطيط العليا:اعتماد مقترحات المشاريع المقدمة من قبل الموظفين والتي تنسجم مع الخطة التنفيذية للجامعة.

3.5  مدير المشروع: اعداد الخطة التنفيذية للمشروع وتسليمها لدائرة التخطيط والدراسات والمشاريع.

4.1  تحديد المشاريع التطويرية

4.1.1        يقوم قسم الدراسات والمشاريع بعمل دراسات سنوية واحصائيات يبين فيها مواطن التطوير اللازمة في الجامعة التي تنسجم مع خطتها الاستراتيجية.

4.1.2        يقدم قسم الدراسات والمشاريع مقترحات المشاريع التطويرية بناءً على دراساته حسب البند 4.1.1 وحسب الاحتياجات الطارئة ويرفق موازنات المشاريع بها.

4.1.3        يعرض مدير التخطيط المقترحات المقدمة على لجنة التخطيط العليا التي تقوم بإصدار القرار باعتماد المقترحات ضمن خطة الجامعة التنفيذية.

4.1.4        في حال موافقة اللجنة يقوم قسم الدراسات والمشاريع بتجهيز المقترحات بشكل مفصل بالتعاون مع جهات الاختصاص تمهيداً للبحث عن التمويل لها. (حسب بنود التمويل الواردة ادناه)

4.2  تقديم مقترحات المشاريع من قبل موظفي الجامعة

4.2.1        يمكن لجميع موظفي الجامعة تقديم أفكار/ مقترحات مشاريع تطويرية تخدم الجامعة باستخدام نموذج تقديم مقترحات مشاريع لدائرة التخطيط والدراسات والمشاريع.

4.2.2        تناقش لجنة التخطيط العليا المقترحات المقدمة وتدرس مدى انسجامها مع أهداف الجامعة الاستراتيجية كما تقرر مدى امكانية دعمها من خلال موازنة الجامعة.

4.2.3        في حال تبني الفكرة/ المقترح من قبل لجنة التخطيط العليا يقوم قسم الدراسات والمشاريع في دائرة التخطيط بصياغة المقترح أو التأكد من سلامته في حال كان جاهزاً للتقدم للتمويل بالتعاون مع الموظف المقدم للفكرة أو المقترح وأي جهات اختصاص أخرى.

4.3  تمويل المشاريع التطويرية

4.3.1        يقوم مدير التخطيط بالبحث عن جهات تمويل محلية للمشاريع المقترحة في البندين 4.2.1.4.2.2   كما يمكن الاستعانة بمكتب العلاقات الدولية للبحث عن ممولين دوليين.

4.3.2        في حال التمويل محلياً، يقوم مدير التخطيط بإعداد اتفاقية بين الجامعة والجهة الممولة بالتعاون مع المستشار القانوني في الجامعة.

4.3.3        يقوم مدير دائرة التخطيط والدراسات والمشاريع بالتنسيق مع الجهات المانحة من خلال دائرة العلاقات العامة لتوقيع الاتفاقية بين الجامعة والجهة المانحة والاعلان عنها.

4.3.4        في حال التمويل دولياً، يتم ذلك بتقديم مقترح المشروع حسب إجراءات مكتب العلاقات الدولية.

4.3.5        يتم حفظ الاتفاقيات في الديوان ونسخة منه في قسم الدراسات والمشاريع.

4.4  تنفيذ المشاريع التطويرية : (الممولة محلياً)

4.4.1        بعد تمويل المشاريع التطويرية، يسلم مدير المشروع الخطة التنفيذية التفصيلية لدائرة التخطيط، للبدء بمتابعة تنفيذ المشاريع من قبل قسم الدراسات والمشاريع.

4.4.2        يقوم مدير التخطيط بتعميم الخطط التنفيذية على جهات الاختصاص في الجامعة لضمان جاهزيتهم في التعاون مع مدير المشروع حسب الفترات الزمنية المتوقعة.

4.4.3        يقوم رئيس قسم الدراسات والمشاريع بعمل قائمة تفقدية (check list) للبنود المتوقع انجازها حسب الخطط التنفيذية ووضع مؤشرات لإنجازها.

4.4.4        يبدأ مدير المشروع بتنفيذ بنود المشروع بالتعاون مع الفريق المكلف بالتنفيذ.

4.4.5        يصدر مدير المشروع الطلبات الداخلية المتعلقة بالتنفيذ من قبل موظفي الجامعة مثل (طلب التزويد، طلب الخدمات، طلب الصيانة، طلب الصرف، تنظيم فعالية، تغطية إعلامية..)

4.4.6        يتابع مدير المشروع تنفيذ الطلبات في البند السابق ويقوم بالتنسيق مع جهات الاختصاص.

4.4.7        يقوم رئيس قسم الدراسات والمشاريع بالتفقد المستمر للمشاريع بناءً على القائمة في البند 4.4.3 والتحقق من سلامة مخرجات كل عملية/ بند حسب ما هو مطلوب في المشروع.

4.4.8        يصدر مدير المشروع تقاريره الفنية حسب مراحل المشروع وحسب دفعات الصرف المطلوبة، وتتم مراجعة التقارير من قبل قسم الدراسات والمشاريع حتى نهاية المشروع.

4.4.9        يرسل مدير المشروع التقارير للجهة المانحة لتمويل الدفعات لحساب المشروع.

4.4.10    عند انتهاء جميع نشاطات المشروع يتم الإعلان عن الإنجاز المقدم للجامعة داخلياً وخارجياً من خلال فعالية تتناسب وطبيعة الإنجاز بناءً على الإجراءات الداخلية لجهات الاختصاص بالتعاون مع دائرة التخطيط.

4.5  تنفيذ المشاريع التطويرية الممولة دولياً ( حسب إجراءات مكتب العلاقات الدولية)

4.5.1        بعد تمويل المشاريع التطويرية، يسلم مدير المشروع الخطة التنفيذية التفصيلية لدائرة التخطيط للبدء بمتابعة تنفيذ المشاريع من قبل قسم الدراسات والمشاريع.

4.5.2        يقوم مدير التخطيط بتعميم الخطط التنفيذية على جهات الاختصاص في الجامعة لضمان جاهزيتهم بالتعاون مع مدير المشروع حسب الفترات الزمنية المتوقعة.

4.5.3        يقوم رئيس قسم الدراسات والمشاريع بعمل قائمة تفقدية (check list) للبنود المتوقع انجازها حسب الخطط التنفيذية ووضع مؤشرات لإنجازها.

4.5.4        يبدأ مدير المشروع بتنفيذ بنود المشروع بالتعاون مع الفريق المكلف بالتنفيذ.

4.5.5  يصدر مدير المشروع الطلبات الداخلية المتعلقة بالتنفيذ من قبل موظفي الجامعة مثل (طلب التزويد، طلب الخدمات، طلب الصيانة، طلب الصرف، تنظيم فعالية، تغطية إعلامية..)

4.5.6        يتابع مدير المشروع تنفيذ الطلبات في البند السابق ويقوم بالتنسيق مع جهات الاختصاص.

4.5.7        يقوم رئيس قسم الدراسات والمشاريع بالتفقد المستمر للمشاريع بناءً على القائمة في البند 4.5.3 والتحقق من سلامة مخرجات كل عملية/ بند حسب ما هو مطلوب في المشروع.

4.5.8        يصدر مدير المشروع تقاريره الفنية حسب مراحل المشروع وحسب دفعات الصرف المطلوبة وتتم مراجعة التقارير من قبل مكتب العلاقات الدولية ويتم ارسال نسخة منها إلى قسم الدراسات والمشاريع / دائرة التخطيط.

4.5.9        يخاطب مكتب العلاقات الدولية الجهة المانحة حسب مراحل المشروع لاستيفاء عملية الصرف.

4.5.10    في حال تطلب المشروع سفر الموظفين (فريق المشروع) يقوم مدير المشروع بإرسال نموذج السفر ضمن مشروع لمكتب العلاقات الدولية لتقييم أهمية ومسوغات السفر، وفي حال موافقته يرفع التنسيب بالسفر للنائب المختص التابع له الموظف الموكل له المهمة.

4.5.11    يقوم مدير المشروع بناءً على توصية النائب المختص بتكليف الموظف بالسفر حسب إجراءات المهمات الرسمية المعمول بها في الجامعة.

4.5.12    عند انتهاء جميع نشاطات المشروع يتم الاعلان عن الانجاز المقدم للجامعة داخلياً وخارجياً من خلال فعالية تتناسب وطبيعة الانجاز بحيث يقوم مدير المشروع من خلال مكتب العلاقات الدولية بمتابعة التنسيق دولياً، وبالتعاون مع عمادة التخطيط والتطوير والجودة التنسيق داخلياً في الجامعة من خلال دائرة العلاقات العامة والاعلام.

4.6      ديمومة المشاريع

4.6.1        بعد اتنهاء المشروع يتم تسليم الجهة المستفيدة في الجامعة نتائج المشروع بإرسال كتاب رسمي من قبل عمادة التخطيط والتطوير والجودة موقعاً من رئيس الجامعة.

4.6.2        تقوم عمادة التخطيط بالتعاون مع مدير المشروع بوضع آليات وتعليمات واضحة لضمان ديمومة المشروع حيث ترسل نسخة منها للجهة المستفيدة للعمل بموجبها كما تحفظ هذه التعليمات لدى قسم الدراسات والمشاريع/ دائرة التخطيط.

4.6.3        يقوم رئيس قسم الدراسات والمشاريع بوضع آلية التحقق من ديمومة المشروع ويتابع تنفيذها دورياً.

4.6.4        في حال الحاجة إلى تمويل خاص لاستدامة المشروع يتم ذلك بالتعاون بين التخطيط والتطوير ومكتب العلاقات الدولية بنفس آلية التقدم للمشاريع.

5.1  عدد المشاريع الممولة خلال العام.

5.2  عدد المشاريع الممولة المنسجمة مع الخطة التطويرية.

5.3  مقدار التمويل المقدم من المشاريع سنويا.

5.4  عدد الموظفين المتقدمين بمقترحات للمشاريع.

5.5  عدد الاتفاقيات والشراكات الجديدة سنويا.