يطبق هذا الإجراء  على كافة  الفعاليات التي ينفذها قسم خدمة المجتمع في دائرة الدراسات والتنمية المجتمعية.

1. رئيس قسم خدمة المجتمع: إعداد خطة الفعاليات السنوية في دائرة الدراسات والتنمية المجتمعية.
2. يقوم مدير دائرة الدراسات والتنمية المجتمعية: الموافقة على الفعاليات وإدراجها ضمن الخطة السنوية للدائرة، وتزويد وحدة العلاقات العامة بالفعاليات المنوي تنفيذها خلال العام.
3. عميد التنمية وخدمة المجتمع : رفع توصية لرئيس الجامعة للموافقعة على  تنفيذ الفعالية غير المخططة.
4. وحدة العلاقات العامة: التعاون والتنسيق مع دائرة الدراسات والتنمية المجتمعية لمناقشة وتحديد كافة الاحتياجات الضرورية للتنفيذ.
5. الدائرة المالية:  صرف النفقات  المترتبة على تنظيم الفعاليات المجتمعية في الجامعة.

1. الفعاليات المجتمعية المخططة
   1. يقوم رئيس قسم خدمة المجتمع بإعداد خطة القسم السنوية وتشمل الفعاليات المجتمعية المنوي تنفيذها وعقدها في القسم .
   2. يقوم مدير دائرة الدارسات والتنمية المجتمعية بمراجعة خطة القسم وإدراجها ضمن خطة الدائرة والتوصية باعتمادها من قبل عميد شؤون التنمية وخدمة المجتمع، وإرفاقها بالموازنات المقترحة.
   3. يقوم مدير دائرة الدراسات والتنمية المجتمعية بتزويد وحدة العلاقات العامة بقائمة الفعاليات المنوي تنفيذها سنوياً
   4. يقوم مدير دائرة  الدرسات والتنمية المجتمعية ورئيس قسم خدمة المجتمع بعقد اجتماع مع مدير دائرة العلاقات العامة وتحديد كافة الاحتياجات الضرورية للتنفيذ (زمن ومكان الفعالية، تحديد الجهات المشاركة إن وجدت، وفريق العمل، والفئة المستهدفة والمواد اللازمة لتنفيذ الفعالية) .
   5. تقوم دائرة العلاقات العامة بتنظيم الفعالية وطلب الخدمات والموارد  من دوائر الاختصاص باستخدام النماذج التالية: نموذج طلب خدمات لفعالية، نموذج طلب تزويد، نموذج تغطية اعلامية، نموذج طلب مطبوعات.

1.6 يقوم مدير وحدة العلاقات العامة والإعلام بإرسال نموذج تقييم الفعالية لإدارة الجامعة (رئيس/ نائب/ مفوض) وللجهة المنظمة داخل الجامعة لتقييم الفعالية في اليوم التالي لانتهائها.

1.7 يقوم رئيس قسم الانشطة والفعاليات بترصيد التقييمات في سجل خاص بالفعاليات  في وحدة العلاقات العامة والإعلام.

1.8 يقوم مدير الوحدة بأخذ الملاحظات المدرجة في التقييمات بعين الاعتبار عند عقد الفعاليات التالية، ومقارنة التقييم التالي بالتقييم السابق له.

2 الفعالية المجتمعية غير المخططة 

2.1 بناء على المستجدات المجتمعية والثقافية والوطنية التي تتطلب نشاطاً مجتمعياً تقوم دائرة الدراسات والتنمية المجتمعية بإعداد الفعاليات التي تبرز موقف الجامعة منها.

2.2 يقوم مدير دائرة الدراسات والتنمية المجتمعية بطلب الموافقة على تنظيم الفعالية وفقاً للمستجدات المجتمعية  بتعبئة نموذج طلب الموافقة على فعالية (غير مخططة) .

2.3 تقوم إدارة الجامعة بإرسال الموافقات لعمادة شؤون التنمية وخدمة المجتمع وإلى وحدة العلاقات العامة والإعلام والدائرة المالية.

2.4 ويتم تنفيذ الإجراء كما في البنود 1.4-1.6.

1. تنفيذ الفعالية حسب الخطة المعدة لها.
2. عدد المشاركات الخارجية في الفعاليات المجتمعية.
3. عدد الفعاليات المنظمة حسب المستجدات المجتمعية.