يتم تطبيق بنود هذا الإجراء على  جميع الموظفين الأكاديميين والإداريين في الفرع. 

1. المهمة الرسمية: تكليف الموظف لحضور مؤتمر أو حلقة دراسية او لقاء علمي او للقيام بزيارة أو جولة استطلاعية أو أي من الأمور المماثلة خارج وداخل فلسطين وتكون بناء على طلب من قبل ادارة الجامعة، أو دعوة من الوزارة، أو دعوة خارجية.
2. المغادرات الرسمية: هي خروج الموظف رسمياً للقيام بأحد المهام الموكلة له حسب ما تتطلبه طبيعة العمل.

1. قسم شؤون الموظفين: متابعة تطبيق بنود الإجراء.
2. مدير الفرع: المصادقة على الطلبات الواردة ، وتكليف الموظفين التابعين له للمشاركة في المهمات الرسمية.
3. رئيس وحدة العلاقات العامة والاعلام في المقر الرئيسي: القيام بالترتيبات اللوجستية والتنظيمية لمهام العمل الرسمية خارج فلسطين لمدير الفرع ونوابه 
4. مساعد مدير الفرع للشؤون الإدارية المالية: الموافقة على صرف المستحقات المالية وإدارة حركة سيارات الجامعة لتسهيل المهمة.
5. قسم المحاسبة: صرف الاستحقاقات المالية للموظف بناء على المهمات الرسمية.

المهمات الرسمية (للموظف الإداري والأكاديمي ، والأكاديمي المكلف بعبء إداري) داخل فلسطين:

1. يتم تكليف الموظف من قبل (إدارة الجامعة ، الوزارة ، دعوة خارجية ) من خلال نموذج تكليف بمهمة رسمية/ للفرع للمهمات  الرسمية .
2. يقوم مدير الفرع  او من ينوب عنه بالموافقة على التكليف بالمهمة الرسمية .
3. يقوم مساعد مدير الفرع للشؤون الادارية والمالية بالإشارة لتغطية المواصلات وفي حال كانت الموافقة على استخدام سيارة الجامعة يتم ارسال نسخة من الموافقة إلى قسم الخدمات والصيانة وقسم شؤون الموظين.
4. يقوم الموظف الأكاديمي المكلف ولديه عبء أكاديمي بتعبئة نموذج برنامج تعويض محاضرات.
5. عند عودة الموظف من المهمة يقوم بإعداد تقرير إنجاز مهمة رسمية داخل فلسطين يشمل المخالصة المالية ويسلمه إلى مسؤوله المباشر والذي يرسله إلى  قسم شؤون الموظفين  والذي بدوره يرسله إلى قسم المحاسبة  للصرف. 
6.  في حال كانت الدعوة من الوزارة ، يقوم قسم شؤون الموظفين بإرسال كافة الوثائق للمقر الرئيسي والذي بدوره يرسل المخالصة إلى قسم شؤون الموظفين في الوزارة  للصرف.

في حال خروج الموظف الإداري رسمياً (بدون كتاب تكليف) للقيام بأحد المهام الموكله له ضمن بطاقة الوصف الوظيفي او حسب طبيعة عمله فإنه يقوم بتعبئة نموذج المغادرة الرسمية أو الاجازه الرسمية. 

المهمات الرسمية (للموظف الإداري  والأكاديمي والأكاديمي المكلف بعبء إداري) خارج فلسطين:

1. يتم تكليف الموظف من قبل( إدارة الجامعة ، دعوة من الوزارة، دعوة خارجية)  من خلال نموذج تكليف بمهمة رسمية، سواء كانت الدعوة مستضافة أو غير مستضافة.
2. يقوم مدير الفرع أو من ينوب عنه بالموافقة على التكليف بالمهمة الرسمية، ويتم إرسال الموافقات لمساعد مدير الفرع للشؤون الادارية والمالية الذي بدوره يرسل الملف لقسم شؤون الموظفين ، ولقسم العلاقات العامة في الفرع، عبر التسلسل الإداري.
3. يتولى رئيس قسم العلاقات العامة في الفرع مهمة إصدار فيز وحجز الطيران وحجز فندق وتأمين سفر والتواصل والمتابعة مع الجهة المنظمة حتى تضمن مشاركة فعالة في حال كانت الدعوة غير مستضافة.
4. يقوم قسم العلاقات العامة في الفرع  بإرسال كافة الفواتير التي تتعلق بالبند 5.2.3 إلى الدائرة المالية للصرف مدعمة بالموافقات الادارية اللازمة  حسب التسلسل الاداري.
5. يعبيء الموظف نموذج إذن السفر و نموذج إجازة رسمية، لدى قسم شؤون الموظفين وفي حال كان عضو هيئة تدريسية يقوم بتعبئة نموذج برنامج تعويض محاضرات .
6. عند عودة الموظف من المهمة يقوم الموظف بإعداد تقرير إنجاز مهمة رسمية خارج فلسطين يشمل المخالصة المالية ويسلمه إلى مسؤوله المباشر ويرسله بدوره إلى قسم شؤون الموظفين ، متضمنا الوثائق الكاملة (صورة عن جواز السفر تظهر فيه أختام الدخول والخروج من بلد المهمة  وصورة عن تذكرة الطيران الإلكترونية والفاتورة الرسمية في حال كانت خارج فلسطين، وتعبئة نموذج اقرار عودة).
7. في حال كانت الدعوة من الوزارة يقوم قسم شؤون الموظفين بإرسال المخالصة المالية مكتملة الوثائق إلى دائرة الموارد البشرية في المقر الرئيسي عبر التسلسل الإداري لتحويلها إلى الوزارة  للصرف.

مهمة رسمية خارج فلسطين (لمدير الفرع ونائبيه)

1. في حال سفر مدير الفرع بمهمة رسمية خارج فلسطين يقوم رئيس وحدة العلاقات العامة والإعلام بتزويد الدائرة المالية بكافة الوثائق التي تم توضيحها في البند 5.2 بالإضافة إلى مسوغات السفر (تشمل إعلام إدارة الجامعة وتكليف أحد النواب قائم بأعمال مدير الفرع)، للصرف حسب تعليمات السفر، وإرسال نسخة إلى دائرة الموارد البشرية ومنها إلى قسم شؤون الموظفين في الفرع. 
2. عند سفر نواب مدير الفرع بمهمة رسمية خارج فلسطين يقوم رئيس وحدة العلاقات العامة والإعلام بتزويد الدائرة المالية بكافة الوثائق التي تم توضيحها في البند 5.2 للصرف حسب تعليمات السفر، وإرسال نسخة إلى دائرة الموارد البشرية، ومنها إلى قسم شؤون الموظفين في الفرع. 

1. نسبة عدد تكليفات الموظفين بمهام رسمية خارج فلسطين باستخدام النماذج إلى عدد التكليفات الكلي.
2. نسبة عدد تكليفات الموظفين بمهام رسمية داخل فلسطين باستخدام النماذج إلى عدد التكليفات الكلي.
3. القيمة المضافة للفرع من التكليفات بمهام رسمية.