يطبق هذا الاجراء مكتب العلاقات الدولية على المشاريع الممولة دوليا بالتعاون مع دائرة التخطيط والدراسات والمشاريع.

3.1        مكتب العلاقات الدولية: توفير منح دولية لمشاريع تخدم الجامعة واحتياجاتها التطويرية، وضبط عملية التقدم لمشاريع دولية.
3.2        مدير المشروع: تقديم خطة تنفيذية للمشروع لمكتب العلاقات الدولية وتنفيذ بنودها مع الفريق المكلف بذلك.
3.3        دائرة التخطيط والدراسات والمشاريع: تعميم الخطة التنفيذية للمشاريع الدولية على جهة الاختصاص
3.4        قسم الدراسات والمشاريع: متابعة تنفيذ الخطة التنفيذية للمشاريع الدولية وديمومتها.
 

4.1        البحث عن الجهات المانحة والتقدم للتمويل
4.1.1       يقوم مكتب العلاقات الدولية بإجراء اتصالاته والبحث عن فرص التقدم لمشاريع دولية تخدم الجامعة واحتياجاتها في مجالات تطوير العملية الاكاديمية والإدارية والبحث العلمي والريادة والابداع والبنية التحتية.
4.1.2       يعلن مكتب العلاقات الدولية عن توفر منح التقدم لمشاريع دولية وشروط التقدم لها المحددة من قبل الجهة المانحة من خلال مراسلات داخلية.
4.1.3       يقوم الموظف الذي يرغب بالتقدم لتمويل من جهة مانحة بإعلام مكتب العلاقات الدولية من خلال نموذج تقديم مقترحات مشاريع.
 

4.1.4       يتم تقييم المقترحات المقدمة من قبل لجنة تشمل ممثل عن مكتب العلاقات الدولية ودائرة التخطيط وجهة اختصاص حسب الحاجة، وذلك لمنع تضارب الأفكار المقدمة من موظفين مختلفين ولضمان تحقيق مصلحة الجامعة.
4.1.5       يتم اعلام الموظف مقدم الطلب عن اعتماد فكرته لتقديمها كمشروع للجهة المانحة ويقوم الموظف بكتابة مقترح المشروع (Proposal) حسب تعليمات الجهة المانحة، ويمكنه التواصل مع مكتب العلاقات الدولية وقسم الدراسات والمشاريع للمساعدة في تطوير مقترح المشروع.
4.1.6       يقوم الموظف بالتقدم للتمويل من الجهة المانحة المعلن عنها من خلال الروابط الخاصة بذلك.
4.1.7      في حال قبول المشروع، يعلم الموظف مكتب العلاقات الدولية بقبول المشروع من خلال نموذج الابلاغ عن قبول مشروع.
4.1.8       يقوم مكتب العلاقات الدولية بعمل التنسيقات اللازمة للاعلان عن المشروع الممول بالتعاون مع دائرة العلاقات العامة، وتوقيع الاتفاقيات مع الجهة الممولة او الشركاء، او أمور أخرى حسب طبيعة المشروع.
 
4.2        تنفيذ المشاريع الدولية
4.2.1       بعد قبول تمويل المشروع من جهة مانحة دولية، يسلم مدير المشروع الخطة التنفيذية التفصيلية لمكتب العلاقات الدولية الذي يتولى تسليمها والمتابعة مع دائرة التخطيط وقسم الدراسات والمشاريع.
4.2.2       تقوم دائرة الموارد البشرية بإضافة مدير المشروع لمكتب العلاقات الدولية على نظام HRM وذلك لتسهيل التواصل والمراسلات مع دوائر الجامعة المختلفة.
4.2.3       يقوم مدير التخطيط بتعميم الخطط التنفيذية على جهات الاختصاص في الجامعة لضمان جاهزيتهم في التعاون مع مدير المشروع حسب الفترات الزمنية المتوقعة.
4.2.4       يقوم رئيس قسم الدراسات والمشاريع بعمل قائمة تفقدية (check list) للبنود المتوقع انجازها حسب الخطط التنفيذية ووضع مؤشرات لإنجازها.
4.2.5       يبدأ مدير المشروع بتنفيذ بنود المشروع بالتعاون مع الفريق المكلف بالتنفيذ.
4.2.6       يقدم مدير المشروع الطلبات الداخلية المتعلقة بالتنفيذ من قبل موظفي الجامعة مثل (طلب التزويد، طلب الخدمات، طلب الصيانة، طلب الصرف، طلب السفر، تنظيم فعالية، تغطية إعلامية..) .
4.2.6.1     في حال تطلب المشروع سفر الموظفين (فريق المشروع) يقوم مدير المشروع بإرسال نموذج السفر ضمن مشروع لمكتب العلاقات الدولية لتقييم أهمية ومسوغات السفر والميزانيات المتوفرة لذلك، وفي حال موافقته يرفع التنسيب بالسفر للنائب المختص التابع له الموظف الموكل له المهمة. و يقوم مدير المشروع بناءً على توصية النائب المختص بتكليف الموظف بالسفر حسب إجراءات المهمات الرسمية المعمول بها في الجامعة.
4.2.6.2     في حال تطلب المشروع صرف بدل ايام عمل يقوم مدير المشروع بارسال نموذج طلب صرف من ميزانية المشروع الى مكتب العلاقات الدولية الذي بدوره يقوم بتقييم عملية الصرف والميزانيات المخصصة لذلك وفي حال الموافقة يتم تحويل الطلب للنائب الإداري لاستكمال إجراءات الصرف حسب الأصول المتبعة في الجامعة.
4.2.6.3     في حال تطلب المشروع شراء اجهزة ومعدات يقوم مدير المشروع بارسال نموذج طلب شراء اجهزة من ميزانية المشروع الى مكتب العلاقات الدولية الذي بدوره يقوم بتقييم طلب الشراء والميزانيات المخصصة لذلك وفي حال الموافقة يتم تحويل الطلب للنائب الإداري لاستكمال إجراءات الشراء حسب الأصول المتبعة في الجامعة.
4.2.6.4     في حال تطلب المشروع تجهيز بنية تحتية يقوم مدير المشروع بارسال نموذج طلب بنية تحتية الى مكتب العلاقات الدولية الذي بدوره يقوم بتقييم الطلب وفي حال الموافقة يتم تحويل الطلب للنائب الاداري وعمادة التخطيط والتطوير لاستكمال إجراءات التجهيز حسب الأصول المتبعة في الجامعة.
4.2.7       يتابع مدير المشروع تنفيذ الطلبات في البند السابق ويقوم بالتنسيق مع جهات الاختصاص.
4.2.8       يقوم رئيس قسم الدراسات والمشاريع بالتفقد المستمر للمشاريع بناءً على القائمة في البند 3 والتحقق من سلامة مخرجات كل عملية/ بند حسب ما هو مطلوب في المشروع.
4.2.9       يصدر مدير المشروع تقاريره الفنية حسب مراحل المشروع وحسب دفعات الصرف المطلوبة وحسب تعليمات الجهة المانحة.
4.2.10  يخاطب مدير المشروع بالتعاون مع مكتب العلاقات الدولية الجهة المانحة حسب مراحل المشروع لاستيفاء عملية الصرف.
4.2.11  عند انتهاء جميع نشاطات المشروع يتم الاعلان عن الانجاز المقدم للجامعة داخلياً وخارجياً من خلال فعالية تتناسب وطبيعة الانجاز بحيث يقوم مدير المشروع من خلال مكتب العلاقات الدولية بمتابعة التنسيق دولياً، وبالتعاون مع عمادة التخطيط والتطوير والجودة، والتنسيق داخلياً في الجامعة من خلال دائرة العلاقات العامة والاعلام.
4.3        ديمومة المشاريع الدولية
4.3.1       بعد اتنهاء المشروع يتم تسليم الجهة المستفيدة في الجامعة نتائج المشروع بإرسال كتاب رسمي من قبل عمادة التخطيط والتطوير والجودة موقعاً من رئيس الجامعة.
4.3.2       يقوم مكتب العلاقات الدولية بالتعاون مع دائرة التخطيط والدراسات والمشاريع ومدير المشروع لوضع آليات وتعليمات واضحة لضمان ديمومة المشروع حيث ترسل نسخة منها للجهة المستفيدة للعمل بموجبها كما تحفظ هذه التعليمات لدى قسم الدراسات والمشاريع/ دائرة التخطيط.
4.3.3       يقوم رئيس قسم الدراسات والمشاريع بوضع آلية التحقق من ديمومة المشروع ويتابع تنفيذها دورياً.
4.3.4       في حال الحاجة إلى تمويل خاص لاستدامة المشروع يتم ذلك بالتعاون بين التخطيط والتطوير ومكتب العلاقات الدولية بنفس آلية التقدم للمشاريع.
 

5.1        عدد المشاريع الممولة دوليا.
5.2        عدد المشاريع الممولة دوليا المنسجمة مع الخطة التطويرية.
5.3        مقدار التمويل المقدم من المشاريع سنويا.
5.4        عدد الموظفين المتقدمين بمقترحات للمشاريع.
5.5        عدد الاتفاقيات والشراكات الجديدة سنويا.