يتم تطبيق هذا الإجراء على جميع الوثائق المشمولة في نظام إدارة الجودة المعمول به في الجامعة الذي يشمل: 

1.  إجراءات العمل.
2. النماذج و السجلات.

1.  لجنة الجودة الإدارية:هي لجنة يتم تشكيلها من قبل رئيس الجامعة مخولة بمراجعة جميع وثائق النظام الإداري في الجامعة المقترحة من قبل دائرة الجودة الادارية والتوصية باعتمادها، وتشمل في عضويتها كل من مدير دائرة الجودة الإدارية، مدير دائرة الرقابة الإدارية، مدير دائرة الموارد البشرية، وتستعين اللجنة باي جهة اختصاص حسب الحاجة.

1.  مدير دائرة الجودة الإدارية في الجامعة مسؤول عن: 

1.1 إعداد وإصدار الوثائق الجديدة و تعديل أو إلغاء الوثائق الحالية. 

 1.2 متابعة وتنظيم وتوزيع نسخ الوثائق الجديدة أو المعدلة و سحب النسخ الملغاة.

2 لجنة الجودة الإدارية: مسؤولة عن مراجعة أي وثيقة مقترحة في النظام الإداري . 

3 مركز الحاسوب: برمجة النماذج المعتمدة وتعديلها كلما لزم الأمر. 

4 عميد التخطيط والتطوير والجودة: المصادقة على قرارات لجنة الجودة الادارية.

1 إصدار وثيقة جديدة 

1.1 تقوم دائرة الجودة الإدارية بعمل زيارة ميدانية للاطلاع على آلية العمل التي بحاجة إلى إصدار وثيقة جديدة وتسجيل الملاحظات، او استلام نموذج طلب الإصدار من الجهة المعنية. 

1.2 تقوم دائرة الجودة الإدارية بدراسة مدى الحاجة للوثيقة من خلال الزيارات الميدانية لجميع الجهات ذات العلاقة، ومن ثم إعداد مسودة للوثيقة المطلوبة ( إجراء/ نموذج / سجل). 

1.3 يرفع مدير دائرة الجودة الإدارية الوثيقة للجنة الجودة الإدارية لتتم دراستها، ورفعها لعميد التخطيط والتطوير للمصادقة عليها، الذي بدوره يرفعها لرئيس الجامعة للاعتماد. 1.4 بعد اعتماد الوثيقة والمصادقة عليها؛ تعلن دائرة الجودة الادارية عن الوثيقة حسب الحاجة، كما تقوم بإعداد تاريخ إصدار ورقم إصدار ، ورمز للوثيقة على الوثيقة المعتمدة وإرسال نسخ مختومة بختم (إصدار وثيقة) إلى الجهات المختصة للعمل بها، وتسجيل النسخ الموزعة في قائمة التوزيع لدى قسم الجودة الإدارية وفي قائمة الوثائق والسجلات في الإجراءات ذات العلاقة. ( (1/0) أي الإصدار الأول بدون أي تعديلات). 

1.5 تقوم دائرة الجودة الإدارية برفع نسخة من الوثيقة المعتمدة لمركز الحاسوب لبرمجة النماذج الكترونيا إن لزم الأمر. 

2 تعديل وثيقة 

2.1 تقوم دائرة الجودة الإدارية بمشاركة وحدة الرقابة الإدارية والمالية بعمل زيارات ميدانية للاطلاع على آلية العمل التي بحاجة إلى تعديل وثيقة جديدة وتسجيل الملاحظات، او استلام طلب خاص بالتعديل من الجهة المعنية بذلك.

 2.2 يتم إعداد مسودة للوثيقة المعدلة المطلوب على الوثيقة ( إجراء/ نموذج / سجل) ومناقشة الجهة ذات العلاقة. 

2.3 بعد الاتفاق بين دائرة الجودة الإدارية والجهة ذات العلاقة يتم رفع الوثيقة للجنة الجودة الإدارية لتتم دراستها ورفعها لعميد التخطيط والتطوير للمصادقة عليها الذي بدوره يرفعها لرئيس الجامعة للاعتماد . 

2.4 بعد اعتماد الوثيقة والمصادقة عليها؛ تعلن دائرة الجودة الادارية عن الوثيقة حسب الحاجة. 

2.5 تقوم دائرة الجودة الإدارية بتعديل إصدار الوثيقة بحيث يصبح (رقم التعديل1/) الإصدار المعتمد وإرسال نسخ من الوثيقة المعدلة إلى الجهات المختصة للعمل بها.

 2.6 تقوم دائرة الجودة الإدارية بسحب النسخ القديمة حسب قائمة التوزيع وإتلافها والإبقاء على نسخة واحدة منها وختمها بختم (إلغاء وثيقة) وتسجيلها في نموذج الوثائق الملغاة، وتسجيل النسخ الجديدة الموزعة في قائمة التوزيع لدى دائرة الجودة الإدارية وفي قائمة الوثائق والسجلات للإجراءات ذات العلاقة.

 2.7 يتم تغيير رقم الإصدار في حال زادت التعديلات عن ثلاثة تعديلات للوثيقة الواحدة ليصبح الإصدار الجديد (0 رقم الإصدار السابق+1).

 2.8 تقوم دائرة الجودة الإدارية بإعلام مركز الحاسوب لإجراء التعديلات على النماذج إلكترونيا إن لزم الأمر. 

3 إلغاء وثيقة 

3.1 تقوم دائرة الجودة الإدارية بإلغاء الوثيقة بناء على طلب الجهة ذات العلاقة أو بناء على نتائج الزيارات الميدانية لدائرة الرقابة الإدارية وقسم الجودة الإدارية. 

3.2 تقوم دائرة الجودة الإدارية بمناقشة الجهة/ الجهات ذات العلاقة والخروج بتوصيات يتم رفعها للجنة الجودة الإدارية لإلغاء الوثيقة. 

3.3 ترفع اللجنة توصياتها لعميد التخطيط والتطوير والجودة للمصادقة عليها واعتمادها من قبل رئيس الجامعة. 

3.4 تقوم دائرة الجودة الادارية بتعميم القرار على الجهات ذات العلاقة، كما تقوم بسحب نسخة الوثيقة من جميع الجهات التي تستخدمها بناء على قائمة التوزيع وإتلافها والاحتفاظ بنسخة واحدة منها وختمها بختم (إلغاء وثيقة) يتم تسجيلها في نموذج قائمة الوثائق الملغاة. 5.3.5 تقوم دائرة الجودة الإدارية بإعلام مركز الحاسوب لإلغاء النماذج إلكترونيا إن لزم الأمر. 

4 الاحتفاظ بالوثائق 

4.1 تحفظ الوثائق الإدارية لمدة خمس سنوات في أماكن حفظها.

 4.2 تحفظ الوثائق المالية لمدة خمس عشرة سنة في أماكن حفظها. 

4.3 تحفظ دائرة الجودة الإدارية نسخا أصلية مختومة بختم إصدار وثيقة من جميع الوثائق المتعلقة بنظام الجودة، ويتم تسجيل تفاصيل هذه الوثائق في سجل الوثائق المصدرة. 

4.4 ترسل دائرة الجودة الإدارية الوثائق المصدرة والمعدلة إلى مركز الحاسوب عند أي إصدار جديد لإدراجها على الموقع الإلكتروني لدائرة الجودة والنوعية، كما يتم تفعيل النماذج التي تستخدم من قبل الموظفين إلكترونيا. 

5 إتلاف الوثائق 

5.1 عند انتهاء مدد الحفظ للوثائق المستخدمة ورقيا تقدم الجهة المختصة طلب تشكيل لجنة إتلاف داخلية من قبل النائب المختص مع إعلام دائرة الجودة الإدارية. 

5.2 يكلف النائب المختص اللجنة، ويتم تحديد موعد للإتلاف والمكان الخاص بذلك

5.3 يتم تنفيذ الإتلاف في موعده وإعداد محضر بالخصوص من قبل أعضاء اللجنة وحفظه في موقع العمل الخاص بالوثائق المتلفة.

1. الوثائق المصدرة من دائرة الجودة هي المستخدمة في الدوائر الإدارية ( أخذ عينات من الدوائر الإدارية ومقارنتها مع سجل الوثائق المصدر في دائرة الجودة الإدارية)
2.  الوثائق الملغاة من دائرة الجودة الإدارية غير مستخدمة في دوائر الجامعة.
3. إصدار/تعديل/ إلغاء الوثائق في مدة لا تتجاوز أسبوع عمل من تاريخ إلغاء الطلب.