يتم تطبيق هذا الإجراء لتوفير المواد التالية:

2.1        جميع مستلزمات موظفي فرع الجامعة من المواد المستهلكة والثابتة.
2.2        تجهيزات أبنية الجامعة (بما يشمل تجهيزات المختبرات والمكاتب والقاعات…).
2.3        التعاقد مع الفنيين والاستشاريين والخدمات الاستشارية  كلما دعت الحاجة.

3.1    رئيس قسم اللوازم والمشتريات : متابعة تنفيذ  طلبات الشراء (الشراء المباشر، استدراج عروض ) حسب الأصول والصلاحيات المعتمدة.
3.2        أمين المستودع: إدخال المواد الموردة بسند إدخال إلى أرصدة المستودع وصرفها حسب الأصول.
3.3        قسم المحاسبة : مراقبة الانفاق ضمن المخصصات في الموازنة ومتابعة عملية الصرف للموردين حسب الاصول.
3.4        لجنة المشتريات: متابعة عمليات الشراء المباشر من حيث التسعير والتوريد حسب الاصول.
3.5       لجنة الضبط والاستلام في الفرع: استلام المواد الموردة كماً ونوعاً بموجب محاضر (ضبط واستلام) استناداً للرأي الفني.
3.6       مساعد مدير الفرع للشؤون الإدارية والمالية :اتخاذ القرارات الخاصة بطلبات الشراء المقدمة من قسم اللوازم والمشتريات.
3.7       مدير الفرع: الموافقة على الصرف ضمن الصلاحيات .
3.8        مدير دائرة اللوازم والمشتريات: تنفيذ ملفات العطاءات والاستدراجات في المقر الرئيسي.
3.9        لجنة العطاءات: دراسة ومتابعة ملفات العطاءات والاستدراجات في المقر الرئيسي.

4.1        يقوم رئيس قسم اللوازم والمشتريات بتقديم طلب شراء إلى مساعد مدير الفرع للشؤون الإدارية والمالية من خلال نموذج طلب الشراء المعتمد وفق السقوف ادناه:

 

الرقم	أسلوب الشراء	البند	السقوف بعملة الشيقل
1	الشراء المباشر	لوازم وخدمات صغيرة	أقل من 2000
2	الشراء المباشر	الأشغال	2001-9000
3	استدراج عروض	لوازم + خدمات غير استشارية	ما يزيد عن 9000

 

4.2        في حال رفض مساعد مدير الفرع للشؤون الإدارية والمالية طلب الشراء يتم إعادة الطلب إلى رئيس قسم اللوازم والمشتريات الذي يقوم بإبلاغ الجهة الطالبة بذلك.
4.3        الشراء المباشر:
4.3.1       يتم تحويل طلب الشراء من قبل مساعد مدير الفرع للشؤون الإدارية والمالية إلى رئيس قسم اللوازم والمشتريات لتنفيذ الإجراء وعمل اللازم على أن يكون الطلب مستوفياً لجميع متطلباته من حيث المواصفات والكميات ... الخ.
4.3.2       يقوم رئيس قسم اللوازم والمشتريات بطلب تسعير المواد المطلوبة على نموذج طلب سعر وإرساله للموردين عبر البريد الالكتروني أو الفاكس أو عن طريق الزيارات الميدانية بحيث يشمل الطلب المواصفات الفنية والكميات المطلوبة في حال تطلب ذلك .
4.3.3       يتم اختيار المورد من خلال لجنة المشتريات بناء على محضر مقارنة اسعار بحيث يمكن للجنة الاستعانة بالرأي الفني وطلب العينات عند الحاجة.
4.3.4       يقوم رئيس قسم اللوازم والمشتريات بإصدار أمر توريد معتمدا من مساعد مدير الفرع للشؤون الإدارية والمالية للمورد بناء على قرار لجنة المشتريات المعتمد على محضر مقارنة الأسعار ويتم ارسال نسخة عنه لرئيس قسم اللوازم والمشتريات  لاستكمال إجراءات التوريد والاستلام والفحص حسب الاصول.
4.3.5       يتولى رئيس قسم اللوازم والمشتريات  ادخال المواد الموردة بناء على أمر التوريد ، بحيث يتم الاستلام من خلال ارسالية او فاتورة ضريبية او كلاهما وفقا للتالي :

 

أ‌.        يتم ادخال اللوازم الموردة والتي تقل عن 2000 شيقل من خلال  نموذج سند ادخال ليتم إدخالها نهائيا الى ارصدة المستودعات.
ب‌.    يتم ادخال اللوازم الموردة والتي تكون قيمتها 2000 شيقل فأعلى من خلال سند استلام مؤقت تمهيدا لاستلامها من اللجنة الفنية ولجنة الضبط والاستلام ويتم تحويل سند الاستلام المؤقت الى سند ادخال وادخالها الى ارصدة المستودعات حسب الاصول، ويتولى قسم اللوازم والمشتريات توفير شهادة خصم مصدر سارية المفعول ورخصة مهن من ضريبة الاملاك.
4.3.6         يقوم رئيس قسم  اللوازم والمشتريات بإرسال الفاتورة الضريبية وكافة معززات الصرف- في حال توفر الوثائق المطلوبة- قسم المحاسبة بحد أقصى 3 أيام من استلام الكمية كاملة نهائياً ومعززات الصرف.

 

4.4        الشراء من خلال استدراج عروض اسعار
4.4.1       يتم تحويل طلب شراء المعتمد من قبل مساعد مدير الفرع للشؤون الإدارية والمالية لرئيس قسم  اللوازم والمشتريات لتنفيذ الإجراء وعمل اللازم على ان يكون الطلب مستوفيا لجميع متطلباته من حيث المواصفات والكميات.. الخ.
4.4.2       يتم مراجعة المواصفات من خلال قسم اللوازم والمشتريات مع الجهة الطالبة من حيث شمولية ووضوح المواصفة وعموميتها بما يتيح المنافسة لجميع الشركات.
4.4.3       يتولى قسم اللوازم والمشتريات طلب سند التزام مالي في الموازنة من قسم المحاسبة وذلك لحجز مبلغ الاستدراج وفي حال عدم وجود رصيد فانه يتم ايقاف العمل بالاستدراج وعدم استكمال اجراءات الطرح الا بقرار استثنائي من مدير فرع الجامعة أو من ينوب عنه.
4.4.4       يقوم رئيس قسم اللوزام والمشتريات باعداد كراسة الاستدراج بعد الحصول على الموافقات اللازمة وفقا للأسقف المالية المحددة، وتوقيعها من مساعد مدير الفرع للشؤون الإدارية والمالية وختمها بختم فرع الجامعة الرسمي واعتمادها من المقر الرئيسي قبل طرحها.
4.4.5       يتم توزيع الاستدراج إلكترونيا او ميدانيا من خلال موظف اللوازم والمشتريات على الموردين المعتمدين وفقا لاختصاصهم، مع ضرورة قيام الجهة المستلمة للاستدراج بإشعار قسم اللوازم والمشتريات بالاستلام.
4.4.6       يقوم المورد بتسليم الاستدراج في ظرف مختوم ومغلق وايداعه في صندوق العطاءات لدى قسم اللوازم والمشتريات ويتم تحرير سند استلام استدراج/ عطاء من نسختين يوقع عليه المتقدم وموظف اللوازم والمشتريات مع تسليم نسخة للمتقدم.
4.4.7       يتم فتح صندوق العطاءات من قبل لجنة العطاءات خلال مدة لا تتجاوز 3 أيام من أخر موعد لتسليم عروض الاسعار وذلك بتنسيق من رئيس قسم اللوازم والمشتريات ما لم يحدث طارئ.

 

4.4.8       تقوم لجنة العطاءات بفض الاستدراجات واعداد محضر فتح استدراج/ عطاء شريطة ان لا يقل عدد العروض عن ثلاثة وفي حالة عدم وجود 3 عروض يتم اعادة طرح الاستدراج بحيث يمكن فض الاستدراج في المرة الثانية بغض النظر عن عدد العروض ، كما يجوز للجنة العطاءات وبقرار منها فض الاستدراج في المرة الاولى في حال عدم اكتمال نصابه القانوني وفقا لمقتضيات المصلحة العامة والحالة الراهنة او إلغاء او رفض الاستدراج .
4.4.9       يتم تشكيل لجنة فنية مختصة لدراسة العروض المقدمة فنيا وماليا وذلك بتكليف من مساعد مدير الفرع للشؤون الإدارية والمالية أو من لجنة العطاءات، بحيث تنهي اللجنة اعمالها وتصدر تقرير لجنة فنية وتقدمه الى لجنة العطاءات خلال المدة الواردة في كتاب التكليف الصادر الى اللجنة الفنية.
4.4.10  تقوم لجنة العطاءات بدراسة توصيات اللجنة الفنية واتخاذ قرار بإحالة الاستدراج وتحويل توصيات لجنة العطاءات إلى رئيس قسم اللوازم والمشتريات لإعداد قرار الاحالة وتوقيعه من مدير الفرع او من يفوضه عبر التسلسل الوظيفي، ويجوز للجنة العطاءات الغاء او اعادة طرح الاستدراج اذا تطلب الامر ذلك.
4.4.11  يقوم رئيس قسم اللوازم والمشتريات بتوضيح شروط التوريد المطلوبة (فترة التوريد، كمية التوريد،….) في قرار الإحالة المعد في البند السابق، وارسال إشعار الاحالة إلى المورد.
4.4.12  يستلم رئيس قسم اللوازم والمشتريات المواد الموردة من قبل المورد معززة بفاتورة ضريبية او ارسالية او كلاهما ويتم مطابقة المواد المستلمة مع امر الاحالة من حيث الكم والنوع بموجب سند استلام مؤقت، ويقوم رئيس قسم اللوازم والمشتريات بمخاطبة اللجنة الفنية لإجراء الفحص الفني بحد اقصى 3 أيام عمل، ويستثنى من ذلك عمليات التركيب والتشغيل والفحص لبعض الأجهزة تمهيدا لضبطها واستلامها وذلك خلال يومي عمل.
4.4.13  بعد الاستلام من قبل اللجنة الفنية بموجب محضر استلام لجنة فنية ولجنة الضبط والاستلام بموجب محضر ضبط واستلام يقوم رئيس قسم اللوازم والمشتريات بإدخال البضاعة إلى المستودع بموجب سند ادخال.
4.4.14  يقوم رئيس قسم اللوازم والمشتريات بإرسال الفاتورة الضريبية مع كامل معززتها الى مدير الفرع للموافقة على صرفها حسب الاصول عبر التسلسل الاداري، شريطة احتفاظ قسم اللوازم والمشتريات بصورة عن (سند الادخال، محضر اللجنة الفنية ، محضر الضبط والاستلام، الفاتورة ، الارساليات، نموذج متابعة الصرف) وذلك لإغلاق ملف الاستدراج.
4.5        الشراء عن طريق طرح عطاء
4.5.1       يتم تحويل طلب الشراء المعتمد من قبل مدير الفرع  والمعد في قسم اللوازم والمشتريات إلى دائرة اللوازم والمشتريات والعطاءات في المقر الرئيسي حسب التسلسل الإداري لتنفيذ الاجراء وعمل اللازم على أن يكون الطلب متسوفياً لجميع متطلباته من حيث المواصفات والكميات...الخ.
4.5.2       يتم الشراء في دائرة اللوازم والمشتريات حسب اجراء الشراء المعتمد في المقر الرئيسي تحت بند 4.4 مع حضور عضو من الفرع في اللجنة الفنية ولجنة الضبط والاستلام .
4.5.3       بعد استلام المواد من المقر الرئيسي يقوم رئيس قسم اللوازم والمشتريات في الفرع بإدخال المواد على المخزن بموجب سند ادخال .

5.1        نسبة الكميات الموردة الكميات المطلوبة.
5.2        نسبة الكميات المقبولة الكميات الموردة.
5.3             عدد طلبات الشراء المجزأة شهرياً.
5.4             عدد استثناءات قبول عروض الشركات بعد الوقت المحدد.
5.5             عدد الفواتير المتراكمة أسبوعيا.