يتم تطبيق هذا الإجراء لتوفير المواد التالية:

2.1 جميع مستلزمات موظفي الجامعة من المواد المستهلكة والثابتة.

2.2 تجهيزات أبنية الجامعة (بما يشمل تجهيزات المختبرات والمكاتب والقاعات…).

2.3 التعاقد مع الفنيين والاستشاريين والخدمات الاستشارية كلما دعت الحاجة.

3.1 مدير دائرة اللوازم والمشتريات والعطاءات : متابعة تنفيذ الخطة الزمنية لبنود الموازنة الخاصة بالمشتريات، متابعة تحديد أولويات المشتريات حسب الموارد المالية المتاحة.

3.2 رئيس قسم المشتريات والعطاءات: متابعة تنفيذ طلبات الشراء (الشراء المباشر، استدراجات العروض، العطاءات) حسب الاصول.

3.3 رئيس قسم اللوازم والمستودعات : متابعة فحص توفر المواد المطلوبة في المستودعات وتقديم طلب الشراء للنائب الإداري حسب التسلسل الإداري واستلام المواد الموردة من مسؤول المشتريات والعطاءات.

3.4 رئيس قسم المتابعة: متابعة الكفالات من حيث ( تاريخ انتهائها، تمديدها، تبديل الكفالات)، متابعة عمل اللجان الفنية.

3.5 الدائرة المالية: متابعة الكفالات والتأمينات من حيث (تسليم الكفالة ، تسييلها، إلغائها) ، مراقبة الانفاق ضمن المخصصات في الموازنة العامة، ومتابعة عمليات الصرف للموردين حسب الاصول.

3.6 لجنة العطاءات: دراسة ومتابعة ملفات العطاءات والاستدراجات.

3.7 اللجنة الفنية: دراسة العروض الفنية والمالية المقدمة للاستدراجات والعطاءات وتقديم توصياتها الى لجنة العطاءات حسب الأصول.

3.8 لجنة المشتريات: متابعة عمليات الشراء المباشر من حيث التسعير والاحالة والتوريد حسب الاصول.

3.9 لجنة الضبط والاستلام: استلام المواد الموردة كماً ونوعاً بموجب محاضر (ضبط واستلام) استناداً للرأي الفني.

3.10         مدير دائرة المواصفات والمقاييس : مراجعة وتدقيق مواصفات العطاءات والاستدراجات ويحكم ذلك طبيعتها، دراسة العطاءات والاستدراجات المقدمة فنياً ضمن اللجنة الفنية.

3.11         نائب رئيس الجامعة للشؤون الادارية والمالية :اتخاذ القرارات الخاصة بطلبات الشراء المقدمة من اللوازم والموافقة على الصرف ضمن الصلاحيات .

3.12         رئيس الجامعة: الموافقة على الشراء ضمن صلاحيات الصرف والانفاق بناء على تنسيبات نائب الرئيس.

4.1 يقوم رئيس قسم اللوازم والمستودعات من خلال مسؤوله المباشر تقديم طلب شراء لنائب رئيس الجامعة للشؤون الإدارية والمالية من خلال مدير دائرة اللوازم والمشتريات والعطاءات بناءا على الخطة الزمنية بتنفيذ الموازنة من خلال نموذج طلب الشراء المعتمد وبحسب السقوف أدناه.

4.2 سقوف وصلاحيات عملية الشراء

4.3 في حال رفض النائب الإداري طلب الشراء يتم إعادة الطلب إلى رئيس قسم اللوازم والمستودعات بواسطة مدير دائرة اللوازم والمشتريات والعطاءات حيث يقوم رئيس قسم اللوازم والمستودعات بإبلاغ الجهة الطالبة.

4.4 الشراء المباشر

4.4.1       يتم تحويل طلب شراء من قبل النائب الإداري لمدير دائرة اللوازم والمشتريات والعطاءات والذي يحوله لرئيس قسم المشتريات لتنفيذ الإجراء وعمل اللازم على ان يكون الطلب مستوفيا لجميع متطلباته من حيث المواصفات والكميات ... الخ ، ويستثنى من ذلك طلبات شراء الخدمة مثل (توفير وجبات ، محروقات وما في حكمها).

4.2.2 يقوم رئيس قسم المشتريات بطلب تسعير المواد المطلوبة  على نموذج طلب عرض سعر وإرساله للموردين من خلال البريد الإلكتروني أو الفاكس  أو عن طريق الزيارات الميدانية بحيث يشمل الطلب المواصفات الفنية و الكميات المطلوبة في حال تطلب ذلك .

4.2.3 يتم اختيار المورد من خلال لجنة المشتريات بناء على محضر مقارنة اسعار بحيث يمكن للجنة الاستعانة بالرأي الفني وطلب العينات عند الحاجة.

4.2.4. يقوم رئيس قسم المشتريات بإصدار أمر توريد معتمدا من مدير دائرة اللوازم والمشتريات والعطاءات للمورد بناء على قرار لجنة المشتريات المعتمد على محضر مقارنة الأسعار ويتم ارسال نسخة عنه لرئيس قسم اللوازم والمستودعات ورئيس قسم المتابعة لاستكمال إجراءات التوريد والاستلام والفحص حسب الاصول.

4.2.5 يتولى قسم المشتريات والعطاءات تزويد قسم اللوازم والمستودعات بصورة عن أمر التوريد ومحضر مقارنة الأسعار وطلب الشراء فور اصدار الأمر كونها معززات لعملية الصرف.

4.2.6 يتولى رئيس قسم اللوازم والمستودعات ادخال المواد الموردة بناء على أمر التوريد ، بحيث يتم الاستلام من خلال ارسالية او فاتورة ضريبية او كلاهما وفقا للتالي :

أ. يتم ادخال اللوازم الموردة والتي تقل عن 500 دولار من خلال نموذج سند ادخال ليتم إدخالها نهائيا الى ارصدة المستودعات.

ب. يتم ادخال اللوازم الموردة والتي تكون قيمتها 500 دولار فأعلى من خلال سند استلام مؤقت تمهيدا لاستلامها من اللجنة الفنية ولجنة الضبط والاستلام ويتم تحويل سند الاستلام المؤقت الى سند ادخال وادخالها الى ارصدة المستودعات حسب الاصول، ويتولى قسم اللوازم والمستودعات توفير شهادة خصم مصدر سارية المفعول ورخصة مهن من ضريبة الاملاك.

4.2.7 يقوم رئيس قسم اللوازم والمستودعات بإرسال الفاتورة الضريبية وكافة معززات الصرف- في حال توفر الوثائق المطلوبة- إلى الدائرة المالية من خلال مدير دائرة اللوازم والمشتريات والعطاءات بحد أقصى 3 أيام من استلام الكمية كاملة نهائياً ومعززات الصرف.

4.3 الشراء من خلال استدراج عروض أسعار

4.3.1       يتم تحويل طلب شراء المعتمد من قبل النائب الإداري لمدير دائرة اللوازم والمشتريات والعطاءات والذي يحوله لرئيس قسم المشتريات لتنفيذ الإجراء وعمل اللازم على ان يكون الطلب مستوفيا لجميع متطلباته من حيث المواصفات والكميات.. الخ.

4.3.2       يتم مراجعة المواصفات من خلال دائرة المواصفات والمقاييس مع الجهة الطالبة من حيث شمولية ووضوح المواصفة وعموميتها بما يتيح المنافسة لجميع الشركات.

4.3.3       يتولى قسم المشتريات والعطاءات طلب سند التزام مالي في الموازنة من الدائرة المالية وذلك لحجز مبلغ الاستدراج وفي حال عدم وجود رصيد فانه يتم ايقاف العمل بالاستدراج وعدم استكمال اجراءات الطرح الا بقرار استثنائي من رئيس الجامعة أو من ينوب عنه.

4.3.4       يقوم رئيس قسم المشتريات باعداد كراسة الاستدراج من خلال قسم المشتريات والعطاءات بعد الحصول على الموافقات اللازمة وفقا للأسقف المالية المحددة، وتوقيعها من مدير اللوازم والمشتريات والعطاءات وختمها بختم الجامعة الرسمي او ختم دائرة اللوازم والمشتريات.

4.3.5       يتم توزيع الاستدراج إلكترونيا او ميدانيا من خلال موظف العطاءات على الموردين المعتمدين وفقا لاختصاصهم، مع ضرورة قيام الجهة المستلمة للاستدراج بإشعار المشتريات بالاستلام.

4.3.6       يقوم المورد بتسليم الاستدراج في ظرف مختوم ومغلق وايداعه في صندوق العطاءات لدى قسم المشتريات والعطاءات في الجامعة ويتم تحرير سند استلام استدراج/ عطاء من نسختين يوقع عليه المتقدم وموظف المشتريات والعطاءات مع تسليم نسخة للمتقدم.

4.3.7       يتم فتح صندوق العطاءات من قبل لجنة العطاءات خلال مدة لا تتجاوز 3 أيام من أخر موعد لتسليم عروض الاسعار وذلك بتنسيق من رئيس قسم المشتريات والعطاءات ما لم يحدث طارئ.

4.3.8       تقوم لجنة العطاءات بفض الاستدراجات والعطاءات واعداد محضر فتح استدراج/ عطاء شريطة ان لا يقل عدد العروض عن ثلاثة وفي حالة عدم وجود 3 عروض يتم اعادة طرح الاستدراج بحيث يمكن فض الاستدراج في المرة الثانية بغض النظر عن عدد العروض ، كما يجوز للجنة العطاءات وبقرار منها فض الاستدراج في المرة الاولى في حال عدم اكتمال نصابه القانوني وفقا لمقتضيات المصلحة العامة والحالة الراهنة او إلغاء او رفض الاستدراج .

4.3.9       يتم تشكيل لجنة فنية مختصة لدراسة العروض المقدمة فنيا وماليا وذلك بتكليف من نائب رئيس الجامعة للشؤون الإدارية والمالية أو من لجنة العطاءات، بحيث تنهي اللجنة اعمالها وتصدر تقرير لجنة فنية وتقدمه الى لجنة العطاءات خلال المدة الواردة في كتاب التكليف الصادر الى اللجنة الفنية، ويتم متابعة انجاز التقرير الفني من قبل سكرتارية اللجنة الفنية .  

4.3.10  تقوم لجنة العطاءات بدراسة توصيات اللجنة الفنية واتخاذ قرار بإحالة الاستدراج وتحويل توصيات لجنة العطاءات إلى مسؤول المشتريات والعطاءات لإعداد قرار الاحالة وتوقيعه من رئيس الجامعة او من يفوضه عبر التسلسل الوظيفي، ويجوز للجنة العطاءات الغاء او اعادة طرح الاستدراج اذا تطلب الامر ذلك.

4.3.11  يقوم رئيس قسم المشتريات والعطاءات بتوضيح شروط التوريد المطلوبة (فترة التوريد، كمية التوريد،….) في قرار الإحالة المعد في البند السابق، ويقوم مدير دائرة اللوازم والمشتريات والعطاءات بارسال إشعار الاحالة إلى المورد و نسخة عن قرار الاحالة الى مسؤول اللوازم والمستودعات  ومسؤول المتابعة.

4.3.12  يقوم رئيس قسم المشتريات والعطاءات بإرسال نسخة من أمر الاحالة وقرار الإحالة وعرض سعر المورد والموافقات على الطرح إلى قسم اللوازم والمستودعات من خلال مدير دائرة اللوازم والمشتريات والعطاءات.

4.3.13  يستلم رئيس قسم اللوازم والمستودعات المواد الموردة من قبل المورد معززة بفاتورة ضريبية او ارسالية او كلاهما ويتم مطابقة المواد المستلمة مع امر الاحالة من حيث الكم والنوع بموجب سند استلام مؤقت، ويقوم رئيس قسم اللوازم والمستودعات من خلال مسؤوله المباشر بمخاطبة اللجنة الفنية لإجراء الفحص الفني بحد اقصى 3 أيام عمل، ويستثنى من ذلك عمليات التركيب والتشغيل والفحص لبعض الأجهزة تمهيدا لضبطها واستلامها وذلك خلال يومي عمل.

4.3.14  بعد الاستلام من قبل اللجنة الفنية بموجب محضر استلام لجنة فنية ولجنة الضبط والاستلام بموجب محضر ضبط واستلام يقوم مسؤول المستودع بإدخال البضاعة إلى المستودع بموجب سند ادخال.

4.3.15 يقوم رئيس قسم اللوازم والمستودعات بإرسال الفاتورة الضريبية مع كامل معززتها الى مسؤوله المباشر لصرفها حسب الاصول ، شريطة تزويد قسم المشتريات والعطاءات بصورة عن (سند الادخال، محضر اللجنة الفنية ، محضر الضبط والاستلام، الفاتورة ، الارساليات، نموذج متابعة الصرف) وذلك لإغلاق ملف الاستدراج.

4.4  الشراء عن طريق طرح عطاء

4.4.1       يتم تحويل طلب شراء المعتمد من قبل النائب الإداري لمدير دائرة اللوازم والمشتريات والعطاءات والذي يحوله لرئيس قسم المشتريات لتنفيذ الإجراء وعمل اللازم على ان يكون الطلب مستوفيا لجميع متطلباته من حيث المواصفات والكميات.. الخ.

4.4.2       يتم مراجعة المواصفات من خلال دائرة المواصفات والمقاييس مع الجهة الطالبة من حيث شمولية ووضوح المواصفة وعموميتها بما يتيح المنافسة لجميع الشركات.

4.4.3       يتولى قسم المشتريات والعطاءات تحرير سند التزام في الموازنة بالتنسيق مع الدائرة المالية وذلك لحجز مبلغ العطاء وفي حال عدم وجود رصيد فانه يتم ايقاف العمل بالعطاء وعدم استكمال اجراءات الطرح الا بقرار من رئيس الجامعة حسب الاصول.

4.4.4       يتم اعداد كراسة العطاء من خلال قسم المشتريات والعطاءات بعد الحصول على الموافقات اللازمة وفقا للأسقف المالية المحددة، وتوقيعها من مدير دائرة اللوازم والمشتريات والعطاءات وختمها بختم الجامعة الرسمي او ختم دائرة اللوازم والمشتريات على ان تحتوي الكراسة على ما يلي :

4.4.4.1                        الشروط العامة والخاصة للعطاء

4.4.4.2                        جداول الكميات  والمخططات الهندسية ان وجدت.

4.4.4.3                        نموذج تعهد.

4.4.4.4                        اليات التنفيذ والتوريد.

4.4.4.5                        كفالات وتأمينات العطاءات.

4.4.5 يقوم رئيس قسم المشتريات بعد استكمال وثائق العطاء وتوقيعه من قبل لجنة العطاءات بنشر إعلان العطاء في الصحف اليومية ( صحيفتين لمدة يومين ) من خلال مدير دائرة اللوازم والمشتريات والعطاءات على ان يتضمن الاعلان ما يلي:

4.4.5.1 وصف مختصر العطاء.

4.4.5.2   اخر موعد لتقديم عروض الاسعار ومكان تقديم العروض.

4.4.5.3   ثمن نسخة العطاء إن وجدت.

4.4.5.4   موعد الجلسة العلنية ان وجدت

4.4.5.5   موعد الزيارة الميدانية ان وجدت.

4.4.5.6   ارفاق شيك مصدق او كفالة بنكية.

4.4.5.7   اجور الاعلان على من يرسو عليه العطاء ولمرة واحدة فقط.

4.4.6       يقوم المورد بتسليم العطاء في ظرف مختوم ومغلق وايداعه في صندوق العطاءات لدى قسم المشتريات والعطاءات في الجامعة ويتم تحرير سند استلام استدراج/ عطاء من نسختين يوقع عليه المتقدم وموظف المشتريات والعطاءات مع تسليم نسخة للمتقدم.

4.4.7       بعد انتهاء مدة تقديم عروض الاسعار للعطاء يتم مخاطبة رئيس لجنة العطاءات من قبل رئيس قسم المشتريات والعطاءات عبر البريد الالكتروني لإشعاره بعدد العروض المقدمة وتحديد موعد لفض العروض ، وفي حال عدم وجود عروض فانه يتم اعادة الطرح والنشر في الصحف اليومية وفقا لما ذكر سابقا.

4.4.8       بعد انتهاء فترة العطاء يتم دعوة لجنة العطاءات من قبل رئيس قسم المشتريات خلال يومي عمل لفتح صندوق العطاءات .

4.4.9       بعد فض العروض من قبل لجنة العطاءات، يتم إعداد نموذج محضر فتح عطاء موقع من جميع أعضاء اللجنة.

4.4.10  يتم تشكيل لجنة فنية مختصة لدراسة العروض المقدمة فنيا وماليا وذلك بتكليف من نائب رئيس الجامعة للشؤون الإدارية والمالية أو قرار لجنة العطاءات، بحيث تنهي اللجنة اعمالها بإصدار تقرير لجنة فنية وتقديمها الى لجنة العطاءات خلال المدة الواردة في كتاب التكليف الصادر الى اللجنة الفنية.

4.4.11  بعد رد اللجنة الفنية يتم احالة العطاء على افضل العروض وذلك بمحضر من لجنة العطاءات بعد الاطلاع على توصيات اللجنة الفنية، وبناء على المحضر يتم إعداد احالة مبدئية موقعة من لجنة العطاءات .

4.4.12  تقوم لجنة العطاءات بدراسة الاعتراضات على الاحالة المبدئية ان وجدت واتخاذ القرار بشانها ، وفي حال عدم وجود اعتراضات فانه يتم تحويل الاحالة المبدئية الى نهائية بشكل مباشر من خلال قرار لجنة العطاءات ويقوم مسؤول المشتريات والعطاءات بإعداد قرار الاحالة وتوقيعه من رئيس الجامعة او من ينوب عنه.

4.4.13  يصادق مدير دائرة اللوازم والمشتريات والعطاءات على إشعار الإحالة(وتكون لبنود غير معرفة على النظام) المعد من قبل مسؤول المشتريات للمورد مع توضيح شروط التوريد المطلوبة (فترة التوريد، كمية التوريد،….) ويقوم بارسال نسخة من الاشعار ونسخة من قرار الاحالة لمسؤول اللوازم والمستودعات ، ومسؤول المتابعة.

4.4.14  يستلم رئيس قسم اللوازم والمستودعات المواد الموردة من قبل المورد معززة بفاتورة ضريبية او ارسالية او كلاهما ويتم مطابقة المواد المستلمة مع امر الاحالة من حيث الكم والنوع بموجب سند استلام مؤقت، ويقوم رئيس قسم اللوازم والمستودعات من خلال مسؤوله المباشر بمخاطبة اللجنة الفنية لإجراء الفحص الفني بحد اقصى 3 أيام عمل، تمهيدا لضبطها واستلامها وذلك خلال يومي عمل ويستثنى من ذلك المواد التي تحتاج إلى التجربة والتشغيل والفحص.

4.4.15  بعد الاستلام من قبل اللجنة الفنية بموجب محضر استلام لجنة فنية ولجنة الضبط والاستلام بموجب محضر ضبط واستلام يقوم رئيس قسم اللوازم والمستودعات بإدخال البضاعة إلى المستودع بموجب سند ادخال.

4.4.16  يقوم رئيس قسم اللوازم والمستودعات بإرسال الفاتورة الضريبية مع كامل معززتها الى الدائرة المالية عبر مسؤوله المباشر لصرفها حسب الاصول ، شريطة تزويد قسم المشتريات والعطاءات بصورة عن (سند الادخال، محضر اللجنة الفنية ، محضر الضبط والاستلام، الفاتورة ، الارساليات، نموذج متابعة الصرف) وذلك لإغلاق ملف العطاء.

5.1             نسبة الكميات الموردة الكميات المطلوبة.

5.2             نسبة الكميات المقبولة الكميات الموردة.

5.3             عدد طلبات الشراء المجزأة شهرياً.

5.4             عدد استثناءات بيع وثائق العطاءات بعد الوقت المحدد.

5.5             عدد استثناءات قبول عروض الشركات بعد الوقت المحدد.

5.6             مدة دورة العطاءات (من الإعلان عن العطاء وحتى إحالته)

5.7             عدد الفواتير المتراكمة أسبوعيا.