تطبق دائرة العلاقات العامة هذا الإجراء على كافة نشاطات وفعاليات دوائر وعمادات الجامعة المخططة وغير المخططة والفعاليات المستضافة من المؤسسات خارج الجامعة.

1. الفعاليات والمناسبات المخطط لها: وهي التي ينظمها قسم العلاقات المحلية وعمادات ودوائر الجامعة  وتكون مدرجة في موازنة الجامعة.
2. الفعاليات المستضافة : وهي تلك الفعاليات والمناسبات التي تنظمها المؤسسات وتستقبلها الجامعة بمنح المكان فقط.
3. الفعاليات غير المخططة: هي الفعاليات التي تنظمها الجهات المختلفة في الجامعة حسب احتياجاتها وبشكل طارئ بناء على موافقات رسمية من الإدارة.

1. رئيس الجامعة: الموافقة على عقد الفعاليات والمناسبات غير المخططة.
2. قسم الأنشطة والفعاليات: تنظيم الفعاليات والمناسبات المخططة وغير المخططة والمستضافة.
3. مدير دائرة العلاقات العامة: التخاطب مع الجهات المنظمة للفعاليات لتحديد جميع الاحتياجات اللازمة،  مناقشة واعتماد الخطط المقدمة من قسم الانشطة والفعاليات.
4. دائرة الخدمات العامة: تقديم الخدمات والترتيبات اللازمة لعقد الفعاليات بنجاح.
5. الدائرة المالية: استيفاء أي رسوم مترتبة على تنظيم الفعاليات في الجامعة.
6. دائرة اللوازم والمشتريات:  تجهيز الاحتياجات اللازمة لإنجاح الفعالية.
7. دائرة الإعلام والمطبوعات: تغطية الفعاليات والمناسبات إعلاميا، وتصميم المطبوعات ذات العلاقة.
8. مدير وحدة العلاقات العامة والإعلام: الموافقة على الخطة السنوية المقدمة من قسم الانشطة والفعاليات الخاصة بالفعاليات والمناسبات.

1. يقوم قسم الانشطة والفعاليات بتنظيم ثلاثة أنواع من الفعاليات والمناسبات بحيث تكون إما مخطط لها أو مستضافة أو غير مخططة.
2. الفعاليات والمناسبات المخطط لها
   1. يقوم مدير دائرة العلاقات العامة بمراسلة العمادات والكليات والدوائر والمراكز حسب التسلسل الوظيفي لتعبئة نموذج قائمة الفعاليات والمؤتمرات السنوية لتزويد الدائرة بالفعاليات والنشاطات والمؤتمرات المنوي تنظيمها خلال العام الأكاديمي لتضمينها بخطة الفعاليات والمناسبات السنوية لقسم الأنشطة والفعاليات في شهر نيسان من كل عام.
   2. يقوم قسم الانشطة والفعاليات بإعداد خطة الفعاليات والمناسبات السنوية ومناقشتها مع مدير دائرة العلاقات العامة ورئيس وحدة العلاقات العامة والإعلام لاعتمادها.
   3. يقوم مدير دائرة العلاقات العامة بالتواصل مع الجهات المنظمة إن كانت من داخل الجامعة أو خارجها لتثبيت تاريخ ووقت الفعالية.
   4. بعد انتهاء إعداد خطة فعاليات الجامعة النهائية يتم إصدارها لرئيس الجامعة عبر التسلسل الوظيفي لاعتمادها وتعميمها على جهات الجامعة المختلفة.
   5. يقوم مدير دائرة العلاقات العامة/ رئيس وحدة العلاقات العامة والإعلام بدعوة الجهات المنظمة للفعالية لعقد اجتماع وإعداد طلبات الاحتياجات مكتوبة وموقعة من رئيس الوحدة والجهة المنظمة، ويتم ذلك من خلال تعبئة نموذج طلب خدمات لفعالية، نموذج طلب تزويد، نموذج تغطية إعلامية، نموذج طلب تصميم مطبوعات.
   6. يعد مدير دائرة العلاقات العامة خطة تنفيذية للفعاليات تشمل جميع احتياجات التنظيم من خدمات ولوازم ومطبوعات، وارسال نسخة لرؤساء الأقسام التابعين له.
   7. يقوم مدير دائرة العلاقات العامة بإرسال الطلبات السابقة للجهات المختصة.
   8. يقوم رئيس قسم الانشطة والفعاليات بالتنسيق مع الجهات المختصة لتوفير احتياجات الفعالية، كما يقوم بالتنسيق لحجز مكان التنظيم للفعالية وعمل الترتيبات الفنية واللوجستية اللازمة.
   9. يقوم قسم العلاقات المحلية بتجهيز الدعوات الداخلية والخارجية وإرسالها ومتابعتها بعد صياغتها وتصميمها من قبل دائرة الإعلام والمطبوعات وطباعتها من خلال قسم المشتريات في الجامعة حسب إجراءات إعداد المطبوعات المعمول به في الجامعة.
   10. يقوم كادر وحدة العلاقات العامة والإعلام والجهة المنظمة باستقبال الضيوف المشاركين بالفعالية والتنسيق لاستقبالهم من قبل إدارة الجامعة قبل الفعالية.
   11. تقوم دائرة الإعلام والمطبوعات بالتغطية الإعلامية حسب الإجراء المتبع في قسم الإعلام.
   12. يقوم قسم الأنشطة والفعاليات بأرشفة جميع المراسلات والموافقات الخاصة بالفعالية الكترونيا و ورقيا.

3  الفعاليات غير المخططة (خارج الموازنة)

3.1 في حال القيام بفعالية معينة في االجامعة غير مدرجة في الموازنة، تقوم الجهة المنظمة بتعبئة نموذج طلب الموافقة على فعالية (غير مخططة) للحصول على الموافقات اللازمة من إدارة الجامعة.

3.2 تقوم إدارة الجامعة بإرسال الموافقات للجهة المنظمة وإلى وحدة العلاقات العامة والإعلام.

3.3 ينسق رئيس الوحدة/ مدير دائرة العلاقات العامة اجتماعا مع الجهة المنظمة للفعالية وحصر احتياجاتها كما في البند 5.2.5 .

3.4 يقوم مدير دائرة العلاقات العامة بإرسال الطلبات اللازمة لتوفير احتياجات الفعالية للجهات المختصة مرفقة بالموافقات لعقد الفعالية.

3.5 يقوم رئيس قسم الأنشطة والفعاليات بالتنسيق مع الجهات المختصة لضمان توفير احتياجات الفعالية، كما يقوم بالتنسيق لحجز مكان التنظيم للفعالية وعمل الترتيبات الفنية واللوجستية اللازمة.

3.6 يقوم قسم العلاقات المحلية بتجهيز الدعوات الداخلية والخارجية وإرسالها ومتابعتها بعد صياغتها وتصميمها من قبل دائرة الإعلام والمطبوعات وطباعتها من خلال قسم المشتريات في الجامعة.

3.7 يقوم كادر وحدة العلاقات العامة والإعلام والجهة المنظمة باستقبال الضيوف المشاركين بالفعالية والتنسيق لاستقبالهم من قبل إدارة الجامعة قبل الفعالية.

3.8 تقوم دائرة الإعلام والمطبوعات بالتغطية الإعلامية حسب الإجراء المتبع في قسم الإعلام.

3.9 يقوم قسم الأنشطة والفعاليات بأرشفة جميع المراسلات والموافقات الخاصة بالفعالية.

4 الفعاليات المستضافة

4.1 يقوم رئيس الجامعة أو من ينوب عنه بإرسال موافقة خطية إلى وحدة العلاقات العامة لاستضافة الفعاليات والمناسبات.

4.2 يقوم قسم العلاقات المحلية بالتواصل مع تلك المؤسسات لإبلاغهم بموافقة الإدارة وضرورة تعبئة نموذج حجز المكان ودفع أجرة المكان في الدائرة المالية إذا كانت الفعالية ممولة أو لها منفعة مادية.

4.3 يقوم قسم الأنشطة والفعاليات بتوثيق الحجز على قائمة فعاليات مستضافة.

4.4 يقوم قسم الانشطة والفعاليات بأرشفة جميع المراسلات والموافقات الخاصة بالفعالية.

5 تقييم الفعاليات

5.1 يقوم مدير وحدة العلاقات العامة والإعلام بإرسال نموذج تقييم الفعالية لإدارة الجامعة (رئيس/ نائب/ مفوض) وللجهة المنظمة داخل الجامعة لتقييم الفعالية في اليوم التالي لانتهائها.

5.2 يقوم رئيس قسم الانشطة والفعاليات بترصيد التقييمات في سجل خاص بالفعاليات  في وحدة العلاقات العامة والإعلام.

5.3 يقوم مدير الوحدة بأخذ الملاحظات المدرجة في التقييمات بعين الاعتبار عند عقد الفعاليات التالية، ومقارنة التقييم التالي بالتقييم السابق له.

1. تطبيق الفعاليات حسب المخطط له.
2. تقييم الفعالية ( لا يقل المعدل عن 4 من 5)