2.1        يتم تطبيق بنود هذا الإجراء في قسم اللوازم والمشتريات لإدارة مخزن الفرع وأصول فرع الجامعة.   

3.1        رئيس قسم اللوازم والمشتريات والمشتريات : طلب شراء المواد التي تصل إلى حد الطلب ، ومتابعة انجاز عمليات الجرد والإتلاف بالتنسيق مع المركز الرئيسي.
3.2        موظف العهدة: ضبط استلام العهد ونقلها، جرد العهد الدوري، تسليمها، وحصر التالف و متابعة انجاز عمليات الجرد والإتلاف.
3.3        أمين المستودع: مراقبة المخزون وإتمام عمليات ادخال واخراج المواد من والى المستودع.
3.4        مساعد مدير الفرع للشؤون المالية والإدارية: عمل التوصيات والموافقات المطلوبة حسب بنود هذا الإجراء.
3.5       لجنة الضبط والاستلام في الفرع: استلام المواد الموردة كماً ونوعاً بموجب محاضر (ضبط واستلام) استناداً للرأي الفني.
3.6        لجنة الجرد: تقوم بعملية الجرد في فرع الجامعة.
3.7        لجنة الإتلاف: تقوم بعملية الاتلاف السنوي في فرع الجامعة المشكلة من قبل المركز الرئيسي.

4.1        حفظ المواد
4.1.1       يتم تقسيم المواد في المستودعات إلى الفئات ( مواد قرطاسية، مواد مختبرات، أجهزة، أثاث وأخرى) حيث يتم ترميز كل فئة برقم متسلسل على البرنامج المعمول به في اللوازم. ويتم ترميز المخازن الفرعية على النظام حيث ان صلاحية الترميز على النظام.

 

 

4.2        تصنيف العهدة
4.2.1       تصنف العهدة في فرع الجامعة إلى عهدة مكان وعهدة موظف، حيث أن ( مكتب مدير الفرع والمساعدين ومساعدي العمداء ومكاتب رؤساء الأقسام الإدارية والمختبرات) تثبت كعهدة مكان والباقي تثبت كعهدة موظف.
4.2.2       يقوم موظف العهدة بعمل قائمة بعهدة المكان لكل مكتب من المكاتب المذكورة في البند السابق لكل مكتب من المكاتب المذكورة.
4.3        ضبط أرصدة المخازن.
4.3.1       بناء على الموازنة المعتمدة حسب الأصول، يقوم رئيس قسم اللوازم والمشتريات والمشتريات بالتخطيط لعملية الشراء حسب المساحات المتوفرة في المخازن وأماكن الاحتياج (خصوصا توفر المختبرات) وحسب الإطار الزمني المحدد في الموازنة لشراء المواد لضمان عدم انقطاعها.
4.3.2       يقوم رئيس قسم اللوازم والمشتريات والمشتريات بتحديد حدود الطلب للمواد المستهلكة دوريا بناء على الموازنة المعتمدة قبل وصول الرصيد إلى الحد الأدنى المسموح به.
4.3.3       يراقب امين المستودع أرصدة المواد المستهلكة الموجودة ويعلم رئيس قسم اللوازم والمشتريات والمشتريات الذي يقوم بدوره باعداد طلبات الشراء الى مساعد مدير الفرع للشؤون الإدارية حسب التسلسل الوظيفي.
4.4        إدخال مواد
4.4.1       بعد شراء المواد المطلوبة من قبل رئيس قسم اللوازم والمشتريات والمشتريات يقوم بتسليمها إلى امين المستودع بموجب سند ادخال ، وإذا كانت المواد بحاجة إلى لجان فنية أو ضبط واستلام يقوم رئيس قسم اللوازم والمشتريات والمشتريات بمخاطبة اللجنة الفنية ولجنة الضبط والاستلام لفحص ومطابقة البضاعة فنياً وكمياً وذلك خلال فترة زمنية تتلاءم مع طبيعة المواد المستلمة ويتسلمها رئيس قسم اللوازم والمشتريات والمشتريات باستخدام سند استلام مؤقت.
4.4.2       يجوز نقل المواد الموردة الى الجهات الطالبة (مختبرات) مباشرة على ان يتم عمل الفحص الفني والضبط والاستلام لدى الجهة الطالبة.
4.4.3       يقوم رئيس قسم اللوازم والمشتريات والمشتريات بتسليم (سند الادخال، محضر لجنة الضبط والاستلام، التقرير الفني، الفاتورة الضريبية، وثائق اخرى) الى قسم المحاسبة.
4.4.4       المواد المنتجة في المنجرة يتم ادخالها على سجلات اللوازم قبل تسليمها للجهة المعنية كعهدة.
4.5        إخراج المواد
4.5.1       يتم طلب المواد المستهلكة والعهد المدرجة ضمن الموازنة المعتمدة على نموذج طلب تزويد من قبل الجهات والدوائر والاقسام المختلفة حسب التسلسل الوظيفي إلى قسم اللوازم والمشتريات.

 

4.5.2       بعد استلام قسم اللوازم والمشتريات نموذج طلب التزويد فإنه يقوم بفحص مخصصات الجهة الطالبة  وتوفر المواد بالتنسيق مع قسم المحاسبة ، في حال كانت المواد المطلوبة ضمن المخصصات ومتوفرة في قسم اللوازم والمشتريات يتم تسليمها للموظف حسب طلبه ويتم التوقيع على سند الصرف.
4.5.3       يتم عمل سند صرف للمواد المسلمة من قبل اللوازم والمشتريات، وفي حال كانت المواد المسلمة عهدة يتم عمل سند صرف وتعبئة نموذج استلام عهدة والتوقيع عليه من قبل الموظف صاحب الطلب (سواء عهد مكان أو عهدة موظف)  وقيد العهدة على برنامج اللوازم، ويتم إلصاق ملصق رقم متسلسل للعهد عليها حال تسليمها وتسليم نسخة عن نموذج تسليم العهدة لصاحب العهدة.
4.5.4       في حال عدم توفر المواد المطلوبة في المخازن يقوم مسؤول اللوازم برفع طلب شراء لمساعد مدير الفرع للشؤون الإدارية والمالية سواء كانت مدرجة في الموازنة أم لا مع بيان ذلك في الطلب لإتمام عملية الشراء في حال الموافقة حسب إجراء الشراء المعمول به في إجراء الشراء.
4.5.5       إذا كانت المواد المطلوبة أثاث مكتبي ينجز في المنجرة (في حال توفرها في فرع الجامعة ) يقوم الموظف باستخدام نفس النموذج طلب التزويد و إرساله لقسم اللوازم والمشتريات عبر التسلسل الوظيفي ومن ثم يقوم مسؤول اللوازم بطلب الأثاث، من قبل قسم الخدمات بنموذج طلب أثاث.

 

4.6        نقل وارجاع عهدة 
4.6.1       يتم رفع طلب نقل عهدة من عهدة الموظف (لا يتم نقل عهدة المكان بانتقال الموظف) من قبل الجهات المختلفة في فرع الجامعة إلى رئيس قسم اللوازم والمشتريات والمشتريات مع بيان سبب النقل ومكان النقل.
4.6.2       يقوم موظف العهدة/ من ينوب عنه بزيارة موقع النقل وتسجيل العهد المنقولة باستخدام نموذج نقل عهدة ، وفي حال كان نقل العهدة لمنصب رئيس فأعلى يتم التوقيع على محضر استلام وتسليم أصول.
4.6.3       يتم تزويد الطرفين بنسخة من نموذج النقل.
4.6.4       يقوم الموظف بإرجاع عهدته لمسؤول العهدة بموجب نموذج إرجاع عهدة في حال انتقل إلى مكان آخر أو خرج من الجامعة (انتداب، سفر للدراسة، استقالة....) حيث يقوم موظف العهدة بالاستلام وتحويل نسخة من النموذج إلى رئيس قسم اللوازم والمشتريات والمشتريات، حيث يقوم أمين المستودع بإدخال العهدة إلى المستودعات باستخدام سند إدخال حيث يحفظ في ملفاته مرفقا بنموذج إرجاع العهدة.

 

4.7        الجرد والإتلاف
4.7.1      الجرد السنوي والاتلاف

 

4.7.1.1     خلال العام الأكاديمي وفي حال تم تلف أي عهدة لدى الموظفين، يقوم الموظف ذو العلاقة برفع كتاب تبليغ      تالف من عبر التسلسل الوظيفي إلى موظف العهدة.
4.7.1.2       يخاطب رئيس قسم اللوازم والمشتريات والمشتريات والمشتريات مساعد مدير الفرع للشؤون المالية والاداربة لتعيين فني مختص لفحص صلاحية البند المبلغ عنه واصدار تقرير فني للإتلاف.
4.7.1.3       يقوم موظف العهدة معتمداً على التقرير الفني للإتلاف برصد التالف في سجل التالف وإرسال نسخة من السجل الشهري لرئيس قسم  اللوازم والمشتريات  لنقلها إلى مخازن التالف بموجب سند إدخال.
4.7.1.4     يقوم رئيس قسم اللوازم والمشتريات والمشتريات والمشتريات عبر التسلسل الاداري برفع طلب لمدير الفرع لتشكليل لجنة الجرد السنوي في شهر حزيران قبل نهاية السنة المالية.
4.7.1.5     بعد تشكيل لجنة الجرد وتحديد موعد الجرد يتم جرد مخزن فرع الجامعة وجرد العهدة لدى جميع الموظفين الموجودين في الجامعة أثناء تواجدهم، كما يتم جرد التالف في المخزن وذلك خلال شهر من بداية تكليف اللجنة.
4.7.1.6     في نهاية عملية الجرد ترفع اللجنة قائمة بجرد مخزن الفرع وجرد العهدة وسجل التالف موقعة من جميع أعضائها إلى مدير فرع الجامعة، وارسالها إلى دائرة اللوازم والمشتريات في المركز الرئيسي لدمجها في تقريرها.
4.7.1.7     يقوم موظف العهدة ورئيس قسم اللوازم والمشتريات والمشتريات والمشتريات بإعداد تقرير فروقات العهدة ورفعه لمساعد مدير الفرع للشؤون الادارية والمالية عبر التسلسل الإداري بعد معالجة الفروقات قدر المستطاع مع بيان العهد المفقودة والمسؤول عن فقدها في التقرير لاجراء اللازم.
4.7.1.8     يتم تشكيل لجنة الاتلاف من قبل رئيس الجامعة في المقر الرئيسي، بحيث يقوم رئيس قسم اللوازم والمشتريات والمشتريات وموظف العهدة بفرز التالف والتنسيق مع لجنة الاتلاف.
4.7.1.9     في حال التخلص من التالف من خلال المزاد يتم احالة الملف إلى لجنة العطاءات في المركز الرئيسي وطرح المزاد والترسية على الأعلى سعراً.
4.7.1.10 تنجز لجنة الاتلاف عملها بحد اقصى خلال اسبوعين من انتهاء عملية الجرد واعداد محضر ضبط واتلاف، وتتم المصادقة عليه من قبل رئيس الجامعة.
4.7.1.11                  يتم اخراج التالف بسند صرف من مستودع التالف.

 

4.7.2      الجرد الدوري للعهدة
4.7.2.1     يقوم موظف العهدة القيام بعمليه جرد دوري لعهد الموظفين في فرع الجامعة ورفعها إلى رئيس قسم اللوازم والمشتريات والمشتريات والمشتريات.

 

4.7.2.2     يقوم موظف العهدة بإعداد تقرير فروقات العهدة للأماكن التي تمت زيارتها ورفعه إلى مساعد مدير الفرع للشؤون الإدارية والمالية حسب التسلسل الاداري.
4.7.2.3     يتحمل الموظف صاحب العهدة مسؤولية بدل فاقد في حال فقدان أحد البنود المسجلة على عهدته في سجلات العهدة، ويقوم مساعد مدير الفرع للشؤون الإدارية والمالية بعد اطلاعه على تقرير الفروقات باتخاذ الإجراء اللازم بحق الموظف.
4.7.3      الجرد الدوري للوازم
4.7.3.1     يقوم رئيس قسم اللوازم والمشتريات والمشتريات والمشتريات بأخذ عينات بشكل دوري والتحقق من مطابقة الأرصده في المخزن بالمقارنة بالمسجل على البرنامج المعمول به في اللوازم.
 

5.1        نسبة طلبات التزويد المتراكمة
5.2        عدد سندات الادخال المتراكمة
5.3        عدد سندات الصرف المتراكمة
5.4        مطابقة الاصول المسجلة مع الموجودة فعليا
5.5        حصر التالف والتخلص منه
5.6        عدد طلبات العهدة المتراكمة
5.7        محاضر النقل موثقة و مرحلة على النظام
5.8        مطابقة العهد المسجلة مع الموجودة فعليا